Sähkölukkojärjestelmään liittyy henkilötietojen käsittelyä
Taloyhtiön hallitus oli ajatellut, ettei sähkölukkojärjestelmän käyttöön ja ovenavaustietojen tallentamiseen liity henkilötietojen käsittelyä. Apulaistietosuojavaltuutettu oli toista mieltä.
Tapahtumien kulku
Tietosuojavaltuutettuun yhteydessä ollut henkilö epäili, ettei taloyhtiön sähkölukkojärjestelmä ja sen käyttöönotto täyttänyt tietosuojasääntelyn vaatimuksia.
Taloyhtiö toimitti tietosuojavaltuutetulle selvityksen, jonka mukaan sähkölukkojärjestelmä oli asennettu rakennuksen rappukäytäviin kulkeviin oviin ja muihin rakennuksen ulko-oviin. Sähkölukkojärjestelmän avaustietoja taloyhtiö ei pystynyt itse lukemaan ja lukkoliikekin ainoastaan poliisin pyytäessä esitutkintatarkoituksessa.
Sähkölukkojärjestelmän käyttöönottoa taloyhtiö perusteli lukkojärjestelmän korkealla iällä sekä avainten mahdollisella joutumisella hukkaan tai vääriin käsiin. Asukkaiden vaihtuvuus oli ollut runsasta. Loppusysäys päätökselle oli kuitenkin taloyhtiön yhteistiloihin kohdistunut ilkivalta.
Sähkölukkojärjestelmästä päätettiin yhtiökokouksessa enemmistöpäätöksellä, ja taloyhtiön konsultoimat lakimiehet olivat olleet sitä mieltä, ettei erillisiä suostumuksia tarvittaisi. Taloyhtiön tietosuojaselosteessa oli maininta sähkölukkojärjestelmästä sekä siitä, millaisissa tapauksissa tietoja voidaan käyttää. Selosteessa ei kuitenkaan ollut määritelty tietojen käsittelyperustetta.
Taloyhtiö ei katsonut, että ovenavaustiedoista muodostuisi henkilörekisteri.
Tuomio
Tietosuojavaltuutetun päätöksen mukaan ovenavaustieto on henkilötietoa. Oven avauksen suorittanut asukas olisi mahdollista saada selville, kun avaimen yksilöintitieto yhdistetään tiettyyn asuntoon.
Sähkölukkojärjestelmän käyttö taloyhtiössä ei vastannut tietosuojalainsäädäntöä. Taloyhtiö ei ollut määritellyt henkilötietojen käsittelyperustetta eikä muullakaan tavoin huolehtinut tietosuoja-asetuksen velvoitteista.
Taloyhtiön olisi pitänyt arvioida esimerkiksi tiedonkeruun tarpeellisuutta ja tietojen säilytysajan rajoittamista. Tietosuojavaltuutetun mukaan taloyhtiö ei kertonut henkilötietojen käsittelystä asukkaille tarpeeksi avoimesti.
Apulaistietosuojavaltuutettu antoi taloyhtiölle määräyksen muuttaa tietojen käsittely yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiseksi.
Oikeudellinen arviointi
Ratkaisu olisi voinut olla toisenlainen, jos taloyhtiö olisi etukäteen perustellut sähkölukkojärjestelmän käyttöä turvallisuuden ylläpitämiseen liittyvän oikeutetun edun kautta ja dokumentoinut oikeutettuun etuun liittyvän testin tietosuojaselosteessa. Taloyhtiön tulee perustella oikeutettu etu aina erittäin huolellisesti ja etukäteen.
TSV 29.7.2020 1809/452/18