Taloyhtiön 11 tärkeintä dokumenttia

Kirjoittanut Kotitalon toimitus 13.10.2014 ja päivitetty 13.2.2019
Taloyhtiön tärkeisiin asiakirjoihin kannattaa tutustua niin hallituksessa kuin asuntokaupoillakin,

Mitkä ovat taloyhtiön tärkeimmät paperit, joista hallituksen on hyvä olla perillä? Listasimme yksitoista olennaisinta taloyhtiön dokumenttia isännöitsijätodistuksesta taloyhtiöstrategiaan. Näihin papereihin kannattaa tutustua myös asuntoa ostaessa tai uutena hallitusjäsenenä.

1. Isännöitsijäntodistus

Asuntokaupan tärkein asiakirja. Kertoo esimerkiksi tehdyistä kuntoarvioinneista ja tulevista korjaustarpeista. Tilataan isännöinniltä.

2. Korjausohjelma

Ohjaa taloyhtiön rakennusten kunnossapitoa ja kertoo tulevista korjauksista sekä niiden ajankohdasta ja hinnasta. Tehdään tietylle aikavälille. Jokaisesta remontista päätetään kuitenkin erikseen. Jos remontti vaikuttaa merkittävästi asumiskustannuksiin, siihen tarvitaan yhtiökokouksen päätös. Pienistä kunnostuksista voi päättää taloyhtiön hallitus.

3. Kunnossapitotarveselvitys

Taloyhtiön hallituksen selvitys yhtiön rakennusten kunnossapitotarpeesta. Tehdään lain mukaan vähintään viideksi vuodeksi, mutta selvitys on fiksua tehdä jopa kymmeneksi tai kahdeksikymmeneksi vuodeksi. Selvitys esitellään yhtiökokoukselle vuosittain.

4. Osakeluettelo

Luetteloi kaikki yhtiön osakkeet osakeryhmittäin; huoneistot, joiden hallintaan osakeryhmät oikeuttavat, osakekirjojen antamispäivät ja tiedot osakkaista. Luetteloa on tähän saakka ylläpitänyt yleensä isännöinti, mutta sähköisen osakehuoneistorekisterin tullessa voimaan osakeluettelon ylläpito siirtyy viranomaisen vastuulle.

5. Pelastussuunnitelma

Kartoittaa taloyhtiön turvallisuutta sekä antaa toimintaohjeet onnettomuus- ja hätätilanteiden varalta.

6. Talousarvio

Kertoo taloyhtiön tulot ja menot tulevana vuonna. Isännöinti valmistelee budjetin taloyhtiön hallitukselle, ja se vahvistetaan yhtiökokouksessa.

7. Tilinpäätös

Kertoo taloyhtiön tuloksesta ja varallisuudesta. Koostuu tuloslaskelmasta ja taseesta. Isännöinti valmistelee hallitukselle ehdotuksen tilinpäätöksestä ja laatii lopullisen tilinpäätöksen yhtiökokouksen vahvistettavaksi. Tilinpäätöksen liitteenä oleva vastikerahoituslaskelma on tärkeä paperi: siitä käy ilmi, miten vastikkeita on käytetty ja onko mahdollisesti tullut alijäämää. Jos esimerkiksi hoitovastike on liian pieni, alijäämää voi tulla. Taloyhtiöllä olisi hyvä olla parin kolmen kuukauden vastikkeita vastaava summa säästössä.

8. Yhtiöjärjestys

Asunto-osakeyhtiön sisäinen laki. Sisältää tiedot muun muassa vastikeperusteista sekä kunnossapidon vastuiden jakautumisesta osakkaan ja taloyhtiön välillä.

9. Pöytäkirja

Taloyhtiön hallituksen kokouksista ja yhtiökokouksista on aina laadittava pöytäkirja, johon on merkitty tehdyt päätökset sekä mahdollisten äänestysten tulokset. Osakkeenomistajalla on oikeus saada kopio yhtiökokouksen pöytäkirjasta.

Hallituksen kokousten pöytäkirjojen julkisuudesta taas ei ole säädetty laissa. Osakkaalla ei siis ole oikeutta saada hallituksen pöytäkirjaa nähtäväkseen, ellei hallitus itse päätä luovuttaa sitä. Jos hallituksessa on käsitelty tietyn osakkaan asiaa, tälle pitää antaa asiaa koskeva ote pöytäkirjasta.

10. Energiatodistus

Kertoo asteikolla A–G, miten paljon rakennus kuluttaa energiaa. A-luokan rakennus kuluttaa vähiten ja G-luokan eniten. Todistus sisältää myös ehdotuksia toimenpiteistä, joilla rakennuksen energiatehokkuutta voi parantaa.

11. Taloyhtiöstrategia

Jos yhtiöllä on kirjallinen strategia, se on merkki hyvästä hallinnosta ja suunnitelmallisesta toiminnasta. Hallitus valmistelee strategian yhdessä isännöinnin kanssa ja yhtiökokous päättää sen hyväksymisestä. Strategia perustuu osakkaiden yhteisille tavoitteille siitä, mihin suuntaan yhtiötä halutaan kehittää.

Katso kaikki jutut samasta aiheesta

Asuntokauppa Taloyhtiön johtaminen