Oletko taloyhtiön hallituksessa? Tässä kaikki, mitä sinun pitää tietää tilinpäätöskokouksesta

Kirjoittanut Matti Tuovinen 30.10.2019 ja päivitetty 4.11.2019
Kuvitus: Anna-Kaisa Jormanainen

Tilinpäätöskokous on taloyhtiön hallituksen tärkeimpiä vuosittaisia palavereja. Nämä 10 faktaa auttavat valmistautumaan kokoukseen, kertovat kokouksen sisällöstä ja vastuista sekä selittävät tärkeimpiä termejä.

1. Mikä on tilinpäätöksen käsittelyn aikataulu?

Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään taloyhtiön tilinpäätös. Lain mukaan tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden sisällä siitä, kun tilikausi on päättynyt. Jos siis tilikausi on yhtä kuin kalenterivuosi, on tilinpäätös laadittava huhtikuun loppuun mennessä.

Yhtiökokouksen on vahvistettava tuo hallituksen allekirjoittama tilinpäätös kuuden kuukauden sisällä tilikauden päättymisestä, eli kesäkuun loppuun mennessä. Yhtiökokouksen pitoaikataulusta ei voida määrätä edes yhtiöjärjestyksessä. Jos taloyhtiön tilikausi taas ei ole kalenterivuosi, voivat kokoukset osua muillekin kuukausille.

Tilikauden pituus voidaan määrittää yhtiöjärjestyksessä tai perustamissopimuksessa. Pääsääntöisesti tilikausi on 12 kuukautta. Tilikauden muuttamisesta päättävät osakkaat yhtiökokouksessa. Tilikauden muutos tulee voimaan, kun tämän mukaan muutettu yhtiöjärjestys on rekisteröity kaupparekisteriin.

2. Mitä hallituksen tilinpäätöskokouksessa tapahtuu?

Tavallisesti isännöitsijä esittää kokouksessa hallitukselle isännöintiyrityksen laatiman tilinpäätöksen, ja hallitus käy sen läpi kohta kohdalta. Tilinpäätösmateriaali kertoo muun muassa sen, mihin taloyhtiön rahat ovat kuluneet ja paljonko vastikkeita on kerätty edelliseen tilikauteen verrattuna.

Tilinpäätösmateriaali sisältää talousarviovertailun, tuloslaskelman sekä taseen liitteineen ja jälkilaskelmineen. Jos näissä ei ole huomauttamista, hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen.

Joskus tietoja voidaan joutua täydentämään. Jos täydennyksen voi tehdä heti, voidaan tilinpäätös allekirjoittaa korjausten teon jälkeen. Toinen vaihtoehto on pitää uusi hallituksen kokous, kun korjaukset on tehty, ja allekirjoittaa tilinpäätös siinä. Yleistyvä käytäntö on tarkastuttaa tilinpäätös tilintarkastajalla ennen hallituksen tilinpäätöskokousta.

Kysymyksiä herättävistä kohdista kannattaa
tehdä muistiinpanoja kokousta varten jo etukäteen.

Tilinpäätösmateriaalin voi myös toimittaa hallituksen jäsenille kommentoitavaksi ennen kokousta. Kommenttien perusteella tilinpäätösmateriaaliin voidaan tehdä muutoksia jo ennen tilinpäätöskokousta, jolloin sen käsittely itse kokouksessa on vaivattomampaa. Käytäntöä kannattaa harkita erityisesti, jos taloyhtiössä on tehty rahastointeja, lainaosuuksien poismaksamisia tai jos se on osittain arvonlisäverollinen, eli yhtiössä on liiketiloja.

3. Miten kokoukseen kannattaa valmistautua?

Hallituksen jäsenen olisi hyvä tutustua tilinpäätökseen ja toimintakertomukseen huolella ennen kokousta. Jos papereihin perehtyy vasta kokouksessa, voi asioiden ymmärtäminen jäädä vaillinaiseksi. Kysymyksiä herättävistä kohdista kannattaa tehdä muistiinpanoja kokousta varten jo etukäteen.

Kirjanpitoa ja sen käsittelyä taloyhtiössä sääntelee asunto-osakeyhtiö- ja kirjanpitolaki. Näiden lakien keskeisimmät asunto-osakeyhtiötä koskevat kohdat on koottu Kirjanpitolautakunnan yleisohjeeseen asunto-osakeyhtiöiden ja muiden keskinäisten kiinteistöyhtiöiden kirjanpidosta, tilinpäätöksestä ja toimintakertomuksesta.

Viimeksi vuonna 2017 päivitetty ohje esittää asiat helposti ymmärrettävällä tavalla. Jos siis haluaa syventää tietojaan, voi olla hyvä tutustua yleisohjeeseen.

4. Keneltä voi kysyä tilinpäätösasioista?

Ensijaisesti asioista voi kysyä isännöitsijältä, joka voi tarvittaessa konsultoida yrityksen kirjanpitoasiantuntijoita. Isännöintiyrityksellä on usein taloushallinnon asiantuntijat erikseen ja taloyhtiöitä palvelee isännöitsijän lisäksi joukko muitakin asiantuntijoita.

Jos taloyhtiö on tilintarkastustoimiston asiakas, saattaa tämän toimiston tilintarkastaja vastata myös yksittäisen hallitusjäsenen kysymyksiin, mutta tämä on tapauskohtaista.

5. Mitä termejä on ainakin hyvä tietää?

Toimintakertomus pukee sanoiksi ja arvioi yhtiön hallinnon järjestämistä, taloyhtiön kuluneen vuoden taloudenpidon yleistä asianmukaisuutta ja yhdenvertaisen kohtelun toteutumista. Se kertoo esimerkiksi sen, onko yhtiö elänyt varojensa mukaan.

Tuloslaskelma näyttää yhtiön rahaliikenteen yksityiskohtaisesti kirjaten yhtiön saamat tulot ja tuloilla maksetut menot. Yhtiön tuloa ovat muun muassa erilaiset vastikkeet ja käyttömaksut, kuten hoito- ja rahoitusvastike, vesi-, sähkö-, sauna- ja autopaikkamaksut. Korjausvastikkeita kerätään yhtiöissä, joissa on suunnitelmissa iso remontti.

Tase esittää taloyhtiön varat, velat ja oman pääoman tilikauden päättyessä. Tase jaetaan ”vastaavaan” ja ”vastattavaan” puoleen. Vastaavaa-puolella näkyy taloyhtiön varallisuus ja vastattavaa-puolella se, millä tämä varallisuus on rahoitettu. Molempien puolien loppusummien on oltava tasan yhtä suuret.

Poistot ovat tuloksentasauskeino, eivätkä ne kerro mitään yhtiön taloudellisesta tilanteesta, vaan ovat oletus hankintojen arvon alenemisesta. Poistoja tehdään muun muassa yhtiön rakennuksista, koneista ja kalustosta.

Näiden arvot löytyvät taseesta, ja kun poistoja tehdään, taseen summat pienenevät ja vähennettävät summat puolestaan ilmenevät tuloslaskelman poistoissa. Poistoilla taloyhtiö voi estää verotettavan tulon kertymisen.

Rahastoilla tarkoitetaan yhtiön perimien pääomasijoitusten kirjaamista yhtiön oman pääoman lisäämiseksi. Tyypillisesti taloyhtiöt rahastoivat lainaosuussuorituksia ja rahoitusvastikkeita, jotta niitä ei kirjattaisi taloyhtiön verotettavaksi tuloksi.

Lue myös: Taloyhtiön tilinpäätöstermejä selkokielellä

6. Mihin asioihin pitää kiinnittää erityisen tarkasti huomiota?

Hyvä ennakkovalmistautuminen takaa sujuvan kokouksen. Taloyhtiön pankkitilien saldot on helpompi tutkia ja ymmärtää, mutta monimutkaisempia ovat niin sanotut jälki- eli vastikerahoituslaskelmat. Niitä on tärkeää ymmärtää erityisesti asunto-osakeyhtiöissä, joilla on lainaa.

Jälkilaskelmilla varmistetaan muun muassa, että lainaosuutensa jo maksaneet osakkaat eivät joudu maksamaan muiden osakkaiden lainoista aiheutuvia kustannuksia.

7. Mitä lukuja hallituksen pitäisi seurata säännöllisesti?

Säännöllisesti pitäisi seurata vastikekertymää, eli sitä, ovatko kaikki osakkaat maksaneet vastikkeensa ajallaan. Kannattaa seurata myös, että taloyhtiö maksaa ajallaan lämpö-, sähköja muut laskut, koska muutoin niistä tulee viivästyskorkoseuraamuksia.

Kolmas seurattava asia on taloyhtiön pankkitilien saldot, jotka kertovat yhtiön maksuvalmiudesta. Nämä tiedot hallitus saa isännöinniltä.

8. Onko vastuu talousasioissa erilainen puheenjohtajan ja hallituksen jäsenen välillä?

Puheenjohtajan vastuu on periaatteessa vähän korostuneempi, koska hänen roolinsa on usein hallituksen rivijäseniä suurempi. Käytännössä kuitenkin hallitus vastaa päätöksistään yhdessä. Yksittäinen hallituksen jäsen tai puheenjohtaja voi irtautua tästä kokonaisvastuusta vain siten, että merkkauttaa hallituksen kokouspöytäkirjaan muista eriävän mielipiteensä.

Tilinpäätöskokouksessa hallitus käy läpi, hyväksyy ja allekirjoittaa taloyhtiön tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen. Kaikkien hallitusjäsenten nimiä ei tilinpäätöksen vahvistamiseen kuitenkaan tarvita, ei välttämättä edes puheenjohtajan. Lain mukaan riittää, kun yli puolet hallituksen jäsenistä vahvistaa tilinpäätöksen allekirjoituksellaan.

Käytännössä hallituksen jäsenet ja puheenjohtaja ovat siis samalla viivalla.

9. Mitkä asiat hallitus voi jättää isännöitsijän huoleksi?

Hallitus voi ulkoistaa isännöinnille suurimman osan taloyhtiön asiainhoidosta. Asunto-osakeyhtiölakiin kirjattua hallituksen valvontavastuuta ei kuitenkaan voi delegoida. Hallituksen velvollisuus on seurata taloyhtiön taloustilannetta ja asioiden hoitoa ja tarvittaessa ohjeistaa isännöintiä.

Jos hallitus havaitsee epäselvyyksiä, täytyy sen kysyä niistä isännöinniltä viivyttelemättä. Näin hallitus täyttää valvontavastuunsa.

10. Miten asunto-osakeyhtiön tilinpäätös poikkeaa tavallisen osakeyhtiön tilinpäätöksestä?

Taloyhtiö ei pyri tekemään voittoa, sillä voitosta pitää maksaa veroa. Sen sijaan se tavoittelee nollatulosta tai jopa tappiollista tulosta. Taloyhtiössä tappiollinen tulos ei siten välttämättä tarkoita, että yhtiön talous olisi hunningolla.

Toinen ero on, ettei keskinäisten kiinteistöyhtiöiden, eli osakkaiden omistamien asunto-osakeyhtiöiden, ole pakko tehdä poistoja. Muut osakeyhtiöt joutuvat noudattamaan suunnitelmien mukaisia poistoja.

Kolmas ero on, että asunto-osakeyhtiöiden pitää laatia vuosittain toimintakertomus tilinpäätöksensä oheen. Sen liitteiksi liitetään jälkilaskelmat, joita niitäkään ei vaadita tavallisilta osakeyhtiöiltä.

Matti Tuovinen

Kirjoittaja: Matti Tuovinen

Asuminen, taloyhtiöasiat, remontointi ja rakentaminen ovat olleet juttujeni keskiössä jo yli 20 vuoden ajan. Uutta tutkimustietoa ja uusia haasteita tulee tuon tuosta, ja hyötytiedon jakaminen on palkitsevaa. Parhainta palautetta on kuulla, että jutustani oli hyötyä.

Katso kaikki artikkelit kirjoittajalta Matti Tuovinen →

Katso kaikki jutut samasta aiheesta

Kokoukset Taloyhtiön johtaminen Yhtiökokous