Yksi merkittävä syy siihen, miksi osakkaat jättävät osallistumatta yhtiökokoukseen, on tiedon puute. Kutsutut eivät tiedä, mitä tilaisuudessa tapahtuu ja miksi heidän ylipäätään kannattaisi osallistua. Yhtiökokousta kannattaakin ryhtyä pohjustamaan jo hyvissä ajoin.
Kun viestintä hoidetaan hyvin pitkin vuotta, yhtiökokouksesta ei tule mörkö, jonka ulkopuolella asioista ei tiedoteta tai keskustella lainkaan. Osakkaille kannattaa kertoa etukäteen mahdollisimman paljon esimerkiksi siitä, miten päätökset syntyvät ja mihin asioihin yhtiökokouksessa on mahdollisuus vaikuttaa.
Lue lisää: Näin päätösehdotuksia voi esittää yhtiökokoukseen
– Kertokaa, mitä kaikkea taloyhtiössä on tekeillä. Vaikkapa Facebook-ryhmässä ihmiset tutustuvat toisiinsa, mikä helpottaa yhteistä keskustelua myös kokouksissa. Monista tuntuu vaikealta kertoa ajatuksiaan suuressa porukassa, jossa ei tunne kaikkia, neuvoo Sanni Rostedt, joka järjestää tapahtumia työkseen Tapahtumallinen Oy:ssä.
Kiinnostavalla sisällöllä lisää osallistujia
Ihmisiä voi houkutella kokoukseen myös muilla keinoin. Kiinnostava bonussisältö toimii porkkanana.
– Lyhyt puheenvuoro ennen tai jälkeen kokouksen on hyvä vetonaula. Aiheena voi olla esimerkiksi se, miten asunnosta kannattaa huolehtia, jotta sen arvo säilyy mahdollisimman korkeana. Tai joku voi kertoa, miten kotitalousvähennystä voi hyödyntää palvelujen ostamisessa ja mitä ne maksavat, Rostedt vinkkaa.
Jos pihalle suunnitellaan esimerkiksi leikkipaikkaa, sitä voi visualisoida etukäteen kuvin.
Osallistujien kesken voidaan vaikkapa arpoa palkintoja, jos hallituksen jäsenillä on sellaisia mahdollisuus hankkia. Ennen kaikkea kutsuun kannattaa panostaa. Jos pihalle suunnitellaan esimerkiksi leikkipaikkaa, sitä voi visualisoida etukäteen kuvin. Kutsun alussa voi olla lyhyt esitemäinen markkinointikatsaus siihen, mitä kokouksessa käsitellään.
Lue lisää: Yhtiökokouksessa kannattaa panostaa kokoustilaan
Vaikutusmahdollisuudet näkyväksi
Yhtiökokous valitsee hallituksen. Yhtiökokoukseen kutsutuille kannattaa varmuuden vuoksi kertoa ja selventää etukäteen, että ketään ei valita hallitukseen ilman hänen omaa suostumustaan. Ei, vaikka joku muu ehdottaisi häntä hallitukseen ja muut kannattaisivat ehdotusta.
Hallituksen puheenjohtaja ja jäsenet voivat etukäteen kysellä hallitukseen aktiivisia henkilöitä pois jäävien tilalle. Näin hallituksen valinta sujuu itse kokouksessa jouhevammin. Aikaa säästyy ja ikäviltä väärinkäsityksiltä tai pattitilanteilta vältytään. Kun hallitukseen etsitään uusia ihmisiä, heille kannattaa kertoa, miksi heidän panostaan kaivataan ja minkälaista hallitustyöskentely käytännössä on.
Kun hallitukseen etsitään uusia ihmisiä, heille kannattaa kertoa, miksi heidän panostaan kaivataan ja minkälaista hallitustyöskentely käytännössä on.
– Minua motivoisi hallitukseen tieto siitä, että osallistumistani pidetään tärkeänä. Minulle kerrottaisiin esimerkiksi, että joukkoon kaivataan kaltaistani kolmekymppistä äitiä valottamaan nuorten osakkaiden ja lapsiperheiden näkökulmaa. Haluaisin tietää etukäteen, kuinka usein hallitus kokoontuu ja paljonko hallitustyö vie aikaa, Rostedt sanoo.
Lue lisää: 5 syytä, miksi nuoren kannattaa lähteä mukaan taloyhtiön hallitukseen
Motivoinnissa auttavat myös hallitukselle maksettavat palkkiot. Perinteisen rahapalkkion lisäksi voi keksi paljon muitakin porkkanoita: miten olisi vaikka ikkunanpesijä kerran vuodessa kiitokseksi? Kokouksen jälkeen on tärkeä raportoida annista niille osakkaille, jotka eivät olleet paikalla. Konkreettiset osoitukset siitä, että asioihin voi vaikuttaa, motivoivat osallistumaan jatkossakin.
– Vaikkapa taloyhtiön Facebook- ryhmässä voi jakaa kuvia onnistuneesta kokouksesta, jotta kaikki näkevät, millaista siellä oli.
Hallitus, muista nämä yhtiökokouksen lähestyessä
- Anna riittävästi tietoa etukäteen. Se madaltaa osallistumiskynnystä.
- Kerro, mistä kaikesta tässä yhtiökokouksessa päätetään. Mahdollisuus vaikuttaa motivoi ihmisiä.
- Kerro, että osallistumalla yhtiökokoukseen pääsee vaikuttamaan asumiskustannuksiin ja saa tietoa siitä, miten omaisuutta hoidetaan. Muistuta, että yhtiökokouksen päätökset vaikuttavat jokaiseen kotiin.
- Tarjoa erilaisia kanavia kysymysten ja ehdotuksen tekemiseen reilusti ennen kokousta. Kaikki eivät halua puhua suuressa ryhmässä.
- Muistuta, että vähintään viiden huoneiston ja viiden eri osakkaan yhtiössä vuokralaiset voivat osallistua yhtiökokoukseen, jossa käsitellään merkittävästi heidän kotiinsa tai talojen yhteisten tilojen käyttöön vaikuttavia asioita.
Artikkeli on julkaistu Kotitalon numerossa 1/2017.
