Etäyhtiökokous vaati opettelua, mutta onnistui hyvin: ”Näin voimme saada jokaisen äänen kuuluviin”

Kirjoittanut Tiina Komi 25.9.2020
Etäyhtiökokous oli monelle uutta, mutta ainoa turvallinen vaihtoehto koronan keskellä. Kokemukset ovat olleet hyviä. Kuva: Aleksi Poutanen

Hyvinkääläisessä taloyhtiössä kokeiltiin, miten yhtiökokous onnistuu etäyhteyksien avulla. Kokemus oli hyvä ja osakkaat tyytyväisiä, kertoo isännöitsijä Ville Pitkäranta.

Viime keväänä koronavirus pakotti taloyhtiöt siirtämään yhtiökokousta syksyyn tai pitämään sen etäyhteyksien avulla. Monessa taloyhtiössä mietittiin, miten etäyhtiökokous onnistuu: Osaavatko kaikki käyttää uutta tekniikkaa? Toteutuuko yhdenvertaisuus? Mitä jos tekniikka pätkii?

Monen taloyhtiön kokemus osoitti, että tuntemattomaan hyppääminen kannatti jännityksestä huolimatta. Toisille taas etäyhtiökokous oli luonteva valinta ja jatkumo sähköiselle viestinnälle.

Asunto Oy Hyvinkään Liukonpuisto 1:n yhtiökokouksessa päätettiin jo viime vuonna, että taloyhtiö siirtyy kokonaan sähköiseen viestintään. Osakkaat tottuivat siihen, että isännöitsijä ja hallituksen puheenjohtaja tiedottivat asioista sähköpostitse. Osakkailla on myös oma Whatsapp-ryhmä, jossa on jokaisesta huoneistosta vähintään yksi edustaja.  

Kaikilla taloyhtiössä asuvilla eri ikäisillä ihmisillä on nettiyhteys. Kukaan ei vastustanut, kun hallitus ja isännöitsijä ehdottivat keväällä yhtiökokouksen pitämistä etänä. 

Osakkaille tarjottiin kahta eri tapaa osallistua kokoukseen. He voivat ottaa kantaa hallituksen päätöksiin halutessaan etukäteen tai vasta videokokouksessa, joka järjestettiin Microsoft Teamsin kautta.   

Isännöinnin tarjoamat työkalut apuna päätöksenteossa

Isännöintiyritys Taloasema Hyvinkään jo aiemmin käyttöön ottama järjestelmä mahdollisti hallituksen valmistelemien päätösten esittelyn osakkaille ennen kokousta.

Osakkaayt voivat joko hyväksyä tai hylätä ehdotukset järjestelmässä sekä kirjoittaa avoimiin kohtiin mielipiteitään. Tämä mahdollisuus oli avoinna tietyn ajan ja sulkeutui ennen Teams-kokousta. 

Yhtiökokous on mahdollista pitää myös pelkästään tämän sovelluksen avulla. Osakkaat voivat ottaa kantaa netissä olevan valmiin lomakkeen kautta yhtiökokouslistalla oleviin asioihin, esimerkiksi myöntää hallitukselle vastuuvapauden tai hyväksyä tarjousten pyytämisen.

Etäyhtiökokous vaati hallituksen puheenjohtajaltakin uuden opettelua. Könönen suosittelee jokaista kokeilemaan rohkeasti uusia tapoja osallistua.
Hallituksen puheenjohtaja Juhani Könönen opetteli ensin itse kokoustyökalun käytön. Todettuaan sen toimivaksi hän suositteli sitä muillekin osakkaille.

Tällainen yhtiökokous sopii hyvin vuosittain toistuviin kokousasioihin. Sen sijaan isoista korjaushankkeista päättäminen on hyvä tehdä kokouksessa, jossa keskustelu ja tarvittavan lisätiedon saaminen käy luontevasti.  

– Siirtyminen tavallisesta yhtiökokouksesta etäkokoukseen oli niin iso muutos, että emme voineet tyytyä pitämään kokousta pelkästään kyselykaavakkeella, vaikka sekin olisi ollut laillinen. Sen lisäksi järjestimme videokokouksen, kertoo isännöitsijä Ville Pitkäranta.

Etäyhtiökokous opeteltiin yhdessä

Teams-kokouksen järjestämiseen riittää se, että isännöintiyrityksellä on kyseinen ohjelma käytössään. Osakkaat voivat osallistua internetselaimen kautta. Sopivia selainohjelmia ovat esimerkiksi Internet Explorer, Google Chrome ja Mozilla Firefox. Applen Safari-selaimessa Teams ei toimi.  

Pitkäranta perehtyi sekä kyselykaavakkeella että Teamsin kautta järjestettävän yhtiökokouksen pitämiseen keväällä.  

– Minulla oli aika paljon opettelemista, vaikka olen tietokonelukutaitoinen ihminen. Mutta vastaan tuli uusia asioita, kuten muutos yhtiökokouskutsujen lähettämisessä, Pitkäranta sanoo.

Taloaseman järjestelmä on rakennettu niin, että yhtiökokouskutsut lähtevät sen kautta suoraan painosta kirjeinä osakkaille. Teams-kokousta varten isännöitsijän oli lähetettävä kutsut sähköpostitse kaikille erikseen. Yhtiökokouskutsujen mukana jokainen osakas sai osallistumisohjeet ja oman tunnuksen.

Osakkaille verkossa avoimena olevan kokouksen kautta yhtiökokoukseen osallistui muun muassa taloyhtiön iäkkäin, 85-vuotias pariskunta.

Osalle osakkaista Microsoft Teams oli tuttu ennestään, mutta osa ei ollut siitä kuullutkaan. Hallituksen puheenjohtaja Juhani Könönen opetteli sen käytön isännöitsijän opastamana, totesi sen helpoksi ja kannusti muita osakkaita osallistumaan.   

Osakkaille verkossa avoimena olevan kokouksen kautta yhtiökokoukseen osallistui muun muassa taloyhtiön iäkkäin, 85-vuotias pariskunta. Teams-kokouksessa isännöintiyrityksen tiloissa oli fyysisesti paikalla isännöitsijän lisäksi yksi osakas. Muut osallistuivat etänä.

Könönen laski, että paikallaolo yhtiökokouksessa nousi edellisvuoden 55 prosentista 60 prosenttiin. Hän olisi toivonut suurempaakin osallistujamäärää mutta tietää, että kaikki muutokset vaativat aikaa. Pitkäranta muistuttaa, että päätöksentekoon osallistui todellisuudessa liki 80 prosenttia osakkaista, osa antamalla valtakirjan.  

Tehokkaassa ja nopeassa kokouksessa oli tilaa myös puheenvuoroille

Niin isännöitsijä kuin hallituksen puheenjohtajakin kokivat, että etänä pidetty yhtiökokous oli tehokas ja nopea. Normaalisti taloyhtiön yhtiökokoukset ovat kestäneet 2–2,5 tuntia, nyt kokous oli ohi tunnissa.  

Ensimmäisen puolituntisen aikana käsiteltiin tavalliset yhtiökokousasiat, kuten talousasiat, vastuuvapaudet ja vastikkeen suuruus. Toinen puolituntinen vierähti keskustellen tontin läpikulun rajoittamisesta, liputuskäytännöstä ja parkkipaikkojen pinnoituksesta.  

Parkkipaikkojen pinnoituksesta syntyi eniten keskustelua.

– Parkkipaikkojen pinnoituksesta syntyi eniten keskustelua, koska osa autopaikoista on katettuja osakeomistuksessa olevia paikkoja, Pitkäranta kertoo.  

Könönen arvelee, että videokokous nosti hieman kynnystä pyytää puheenvuoroa. Silti hän uskoo, että kaikki halukkaat saivat äänensä kuuluville.  

Etäyhtiökokous eroaa tietysti perinteisestä kasvokkaisesta tapaamisesta, ja sosiaalinen puoli jää vähemmällä. Siitä ei Könösen mielestä ole haittaa, koska asukkaat pitävät muutenkin yhteyttä keskenään. Taloyhtiössä vallitsee mukava me-henki.  

Könönen uskoo, että sähköinen kokous saa tulevaisuudessa enemmän jalansijaa. Kun hallitus valmistelee päätökset hyvin, niihin on helppo ottaa kantaa.  

– Näin voimme saada jokaisen osakkaan äänen kuuluviin.  

Osakkaat olivat tyytyväisiä etäyhtiökokoukseen, vaikka isännöitsijän wifistä alkoi kaista loppua niin, että osallistujat joutuivat sammuttamaan välillä videokameransa.  

Isännöitsijä Ville Pitkäranta on iloinen, että yhtiökokousta ei siirretty syksyyn. Jos yhtiökokous olisi pidetty vasta nyt, vastikkeita olisi pitänyt nostaa nykyistä enemmän kulujen kattamiseksi.

Lue lisää: ”Tehokkain kokous ikinä” – taloyhtiön etäkokoukset ovat uusi normaali

Lue myös: Sähköiset palvelut tuovat taloyhtiöihin uudenlaista demokratiaa

Aiheesta muulla:

Isännöintiliitto on tuottanut paljon ohjeita ja tukimateriaalia etäkokouksiin liittyen. Osa ohjeista on tehty yhdessä Kiinteistöliiton kanssa.

Tiina Komi

Kirjoittaja: Tiina Komi

Ajattelen, että taloyhtiö on osakkaidensa ja asukkaidensa summa. Taloyhtiö kehittäminen on yhteistyötä. Siksi ei ole yhdentekevää, miten suunnitelmia ja päätöksiä tehdään. Haluan nostaa jutuissani esiin asioita, jotka parantavat vuorovaikutusta ja helpottavat taloyhtiön hoitoa.

Katso kaikki artikkelit kirjoittajalta Tiina Komi →

Artikkeli ilmestynyt Kotitalo-lehden numerossa 5/2020

Katso kaikki jutut samasta aiheesta

Korona Yhtiökokous