Taloyhtiömme joutui maaliskuun alussa päättämään, mitä tehdään tulevan asukaskokouksen suhteen. Päätettäviä asioita ei ollut listalla, mutta yhtiön hankkeeseen liittyviä tärkeitä tiedotusasioita sitäkin enemmän. Koronaepidemian takia taloyhtiön hallitus ja asukastoimikunta päättivät järjestää kokouksen pelkästään etäyhteyksien varassa.
Yhtiömme osakkaiden ikähaitari ulottuu parikymppisestä kasikymppiseen, joten tiesimme, että koulutukselle on tarvetta ennen kokousta. Niinpä päivää ennen kokousta pidettiin kenraaliharjoitukset, johon toivottiin varsinkin it-taitojensa suhteen epävarmojen osallistuvan. Myös kokouksen vetäjille harjoituskokous opetti, minkälaiset säännöt taloyhtiön etäkokoukseen kannattaa sopia. Tässä tärkeimmät:
- osallistujat mukaan etäkokoukseen mikki mykkänä, jotta linjat eivät täyty hälinästä
- kysymykset ja puheenvuoropyynnöt chatti-ikkunan kautta, jotta niihin on helpompi reagoida
Teimme osakkaille kuvalliset ohjeet, miten liittyä kokoukseen ja mistä löytyy mikäkin nappi, oli kyseessä työpöytäsovellus tai mobiiliappi. Lisäksi sovimme roolit: kuka seuraa kokouksen chattia ja kuka tarvittaessa tarjoaa teknistä apua varayhteyden eli Whatsappin kautta. Näillä eväillä aloitimme noin 40 hengen etäkokouksen.
Lue Isännöintiliiton laatimat ohjeet etäkokouksen järjestämiseen täältä.
Kokoustamisaika puolittui
Etäkokouksien alkuun kannattaa aina varata noin vartti tekniseen säätämiseen. Aina on joku, jolla on jostain syystä vaikeuksia liittyä kokoukseen tai mykistää mikrofoni, yhteydet voivat pätkiä tai järjestelmä temppuilla. Näistä selvitään, kunhan mukana on joku, jolla on kokemusta etäsovelluksista. Varayhteyden kautta voi neuvoa, jos kokouskanavaksi valittu ei toimi.
Olimme asukaskokousta edeltävällä viikolla pitäneet hallituksen kokouksen etänä ja huomasimme, että kokoukseen tarvittava aika lähes puolittuu, vaikka matka-aikaa ei edes lasketa mukaan. Oli kuitenkin yllätys, että myös asukaskokoukseen tavallisesti käytetty aika puolittui.
Asioita ei kiirehditty ja kysymyksille annettiin aikaa, mutta inhimillinen hälinä ja härväys minimoitui automaattisesti etäkokouksessa. ”Oli ehkä tehokkain kokous ikinä”, kommentoi eräskin osakas kokouksen päätyttyä.
Hankkeiden siirtäminen haittaa monen yrityksen taloutta.
Koronaepidemia on poikkeustilanne, mutta taloyhtiön etäkokoukset ovat toivottavasti uusi normaali. Taloyhtiöiden kokouksia on toivottu sähköistettäväksi jo vuosia. Perustelut yhtiökokousten siirtämiselle koronakeväästä syksyyn eivät ole kestävällä pohjalla, sillä kukaan ei uskalla taata, että syksyllä kaikki on normaalisti.
Kevään päätöksiä lykkäämällä kasvatetaan isännöinnin työtaakka pelottavan suureksi syksyllä, ja lisäksi hankkeiden siirtäminen haittaa monen yrityksen taloutta. Terveyttään ei kenenkään pidä vaarantaa, mutta kiitos etätyökalujen, ainakaan taloyhtiön kokousten takia ei tarvitsekaan.
Lue koronavirusepidemian vaikutuksista taloyhtiöiden arkeen ja yhtiökokouksiin Kotitalon korona-sivulta.
