Taloyhtiöiden tietoja hukkuu ohjelmistoihin: “Tämä on vaarallinenkin juttu”

Täysi katastrofi, sanoo helsinkiläisen isännöintitoimisto Awiston toimitusjohtaja Aleksi Puisto. Hän kuvailee sitä, miten taloyhtiöiden tietojen siirtäminen isännöintijärjestelmästä toiseen yleensä onnistuu. Isännöintijärjestelmät aiheuttavatkin alalla harmaita hiuksia.

– Jos mennään järjestelmästä toiseen, on ihan yleistä, että olennaisia tietoja jää puuttumaan. Aina tiedot eivät siirry, vaikka uusi ohjelmisto hankittaisiin samalta toimittajalta, Puisto kertoo.

Tällaisia ovat Puiston mukaan esimerkiksi tiedot osakkaiden asunnoissa tekemistä muutostöistä. Lain mukaan taloyhtiön on säilytettävä tiedot muutostöitä koskevista ilmoituksista.

Jos mennään järjestelmästä toiseen, on ihan yleistä, että olennaisia tietoja jää puuttumaan.

Isännöintitoimisto Awiston toimitusjohtaja Aleksi Puisto

Osakkaalla ja esimerkiksi osakehuoneistoa välittävällä kiinteistönvälittäjällä on oikeus saada tiedot asunnossa tehdyistä muutoksista.

Tiedot ovat usein säilössä isännöitsijän käyttämässä sähköisessä järjestelmässä.

Puiston kuvailema ”katastrofi” voi sattua tilanteessa, jossa isännöintiyritys vaihtaa järjestelmän toimittajaa tai taloyhtiö siirtyy eri järjestelmää käyttävän isännöintifirman asiakkaaksi.

– Minusta tämä on vaarallinenkin juttu. Jos esimerkiksi tieto muutostöistä ei kulje seuraavalle toimistolle, silloin se jää puuttumaan myös isännöitsijäntodistuksesta, Puisto sanoo.

Isännöitsijäntodistus on asuntokaupan tärkein asiakirja. Sen pitäisi kertoa ostajalle esimerkiksi se, millaisia remontteja asunnossa on tehty.

Jos esimerkiksi tieto muutostöistä ei kulje seuraavalle toimistolle, silloin se jää puuttumaan myös isännöitsijäntodistuksesta.

Aleksi Puisto

Jos lain vaatimia tietoja häviää, vastuukysymyksen ratkominen ja aiheutetun vahingon arviointi on hankalaa, Isännöintiliiton lakiasiantuntija Jenni Valkama sanoo.

– Jos kyse on isännöinnin vaihtumisesta, todennäköisesti vastuu tietojen ylläpidosta ja luovuttamisesta eteenpäin on lopettavalla isännöintiyrityksellä. Toisaalta ohjelmistotalo on vastuussa siitä, että se tuottaa asiakkaalleen eli yleensä isännöintiyritykselle sovitut palvelut.

Isännöintijärjestelmät aiheuttavat käyttäjissä tyytymättömyyttä

Isännöintijärjestelmät ovat tärkeimpiä isännöintiyritysten käyttämiä sähköisiä työkaluja. Käytännössä jokainen firma käyttää sellaista. Isännöintijärjestelmät mahdollistavat sen, että niiden avulla isännöitsijä hoitaa muun muassa taloyhtiöiden taloutta, raportointia ja joskus myös asukasviestintää.