Millaisia asiakirjoja taloyhtiön täytyy säilyttää, lakimies Tommi Leppänen Asianajotoimisto Kuhanen, Asikainen & Kanervasta?
Taloyhtiön toimintaan liittyy useita dokumentteja, kuten sopimukset, ostokuitit, vastikelaskelmat, tuloslaskelmat ja sen liitetiedostot, tase-erittelyt ja osakeluettelo, kokouspöytäkirjat, toimintakertomukset, talousarviot, muutostyöilmoitukset ja yhtiöjärjestys.
Materiaalista määrää muun muassa asunto-osakeyhtiölaki. Esimerkiksi vanhat
osakeluettelotiedot tulee säilyttää kymmenen vuotta uuden omistajan merkinnän jälkeen ja hallituksen pöytäkirjat taas täytyy säilyttää pysyvästi. Materiaalin arkistointi on hallituksen vastuulla, mutta harvoinpa papereita säilytetään hallituksen puheenjohtajan piirongissa. Käytännössä homman hoitaa isännöinti.
Lue lisää: Hallitus vastaa siitä, että taloyhtiön tärkeät asiakirjat pysyvät tallessa
Voiko arkisto olla täysin sähköinen?
Sähköinen arkisto on suositus ja tätä päivää. Se helpottaa huomattavasti tietojen säilyttämistä, siirtämistä ja etsimistä. Tietosuojan toteutuminen ja tietojen säilyminen esimerkiksi tulipalossa tai vesivahingossa on tärkeää varmistaa. Kaikkia vanhoja papereita ei kuitenkaan ole välttämätöntä viedä sähköiseen muotoon.
Jos isännöintiyritys vaihtuu, miten huolehditaan asiakirjojen siirrosta uuteen isännöintiyritykseen?
Isännöintisopimukseen on viisasta kirjata, miten toimitaan sopimussuhteen päättyessä. Taloyhtiöön liittyvät asiakirjat ovat pääsääntöisesti taloyhtiön omaisuutta. Sopimuksen päättyessä edellinen isännöintiyritys luovuttaa ne heti tai kohtuullisen ajan kuluessa uudelle isännöintiyritykselle.
Kaikki isännöinnin hallussa oleva tieto ei ole automaattisesti taloyhtiön omaisuutta. Esimerkiksi isännöinnin laatimien energiaselvitysten tai kunnossapito-ohjelmien omistusoikeudesta sovitaan erikseen.
Lue lisää: Kun vaihdat isännöintiyritystä, lue aiempi sopimus huolella läpi
