Mitä täytyy huomioida isännöintiyritystä vaihtaessa, Isännöintiliiton lakiasiantuntija Jaana Sallmén?
Ihan ensiksi kannattaa selvittää isännöintisopimuksesta irtisanomisaika- ja menettely. Isännöintipalvelujen yleisten sopimusehtojen (ISE 2007) mukaan toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen irtisanomisaika on kolme kuukautta, ja irtisanominen tehdään kirjallisesti. Irtisanomisaika lasketaan irtisanomisesta, ei kuukauden viimeisestä päivästä. Kaikesta tästä on kuitenkin voitu sopia toisin, joten tarkista oman sopimuksen ehdot huolella.
Millaisia ongelmia vaihdostilanteessa voi esiintyä ja miten niitä ehkäistään?
Isännöintiyritystä vaihdettaessa voi joskus esiintyä takkuilua taloyhtiön asiakirjojen luovuttamisessa tai tiedonkulussa. Ongelmat ovat vältettävissä hallituksen huolellisella etukäteisvalmistelulla sekä aktiivisella ja avoimella viestinnällä eri osapuolten välillä. On tärkeää, että hallitus jo etukäteen tunnistaa vanhan ja uuden isännöintiyrityksen järjestelmien erot sekä varautuu lisätyöhön ja kustannuksiin, joita vaihdos useimmiten aiheuttaa.
Mitä tapahtuu taloyhtiön dokumenteille?
Vanhan isännöintiyrityksen on siirrettävä hallussaan olevat paperimuotoiset asiakirjat ja tiedot kohtuullisessa ajassa taloyhtiölle tai sovittaessa uudelle yritykselle. Yleisten ehtojen mukaan isännöintiyrityksen on myös luovutettava ajantasainen kirjanpito ja talousarviovertailu – ellei omassa sopimuksessa lue toisin. Isännöintiyrityksen ei välttämättä tarvitse luopua kiinteistön tiedoista, joita se on itse jalostanut ja kerännyt. Tästä tulee kuitenkin olla sovittu isännöintisopimuksessa.
Väistyvän isännöintiyrityksen ns. ”hiljainen tieto” siirtyy parhaiten eteenpäin molempien isännöintiyritysten ja hallituksen yhteisessä keskustelussa. Isännöintiyritys ei luovuta sähköisessä muodossa olevia tiedostoja ja tietokantoja ellei asiasta ole sovittu. Jos ne luovutetaan, taloyhtiö vastaa dokumenttien siirron kustannuksista.
Lue lisää: Näin isännöinninvaihdos sujuu jouhevasti
Lue lisää: Millainen on hyvä isännöintisopimus?
