Mitä yhtiökokouksen pöytäkirjaan kirjataan?

Yhtiökokouksen pöytäkirja on todiste päätöksistä ja toimista. Siitä pitää käydä ilmi, minkä taloyhtiön yhtiökokouksesta on kyse, milloin ja missä kokous on pidetty, tehdyt päätökset, äänestysten tulokset ja ehdotus yhtiöjärjestyksen muuttamisesta.

Yhtiökokouksessa on oltava puheenjohtaja ja vähintään yksi pöytäkirjan tarkistaja. Vakiintuneesti valitaan ainakin yksi ääntenlaskija, ja puheenjohtaja voi halutessaan kutsua sihteerin avukseen. Henkilövalinnat merkitään pöytäkirjaan.

Pöytäkirjaan kirjataan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Pöytäkirjan liitteeksi tai osaksi otetaan ääniluettelo, johon merkitään läsnä olevat osakkaat, valtuutetut ja avustajat sekä osakkaiden osakkeiden lukumäärä ja äänimäärä. Myös muut paikalla olijat kirjataan ylös. Valtakirjat otetaan usein liitteeksi, muut valtuutukset merkitään pöytäkirjaan.

Osakkaalla ei ole ehdotonta oikeutta saada eriävää mielipidettä pöytäkirjaan, vaikka usein se pyynnöstä merkitään. Ensisijaisesti kannattaa vaatia äänestystä ja äänestää päätösehdotusta vastaan.

Huolellisesti laaditusta pöytäkirjasta ilmenee yksimielinen päätös tai äänestys ja tulos. Pöytäkirjaan ei kannata kirjata tunteikkaita väittelyitä.