Korona on sekoittanut arkea monissa taloyhtiöissä etenkin yhtiökokousten osalta. Suomen hallitus kertoi maanantaina, että rajoitustoimia lievennetään kesäkuusta alkaen. Silloin kokoontumisrajoitus nousee kymmenestä ihmisestä 50 ihmiseen. Monessa taloyhtiössä mietitään jo voisiko perinteisen yhtiökokouksen nyt järjestää.
Isännöintiliitto kuitenkin muistuttaa, että kokousjärjestelyissä pitää edelleen huomioida osakkaiden ja isännöitsijöiden turvallisuus.
Isännöintiliitto suositteli jo aiemmin, että taloyhtiöiden yhtiökokouksia pidetään mahdollisuuksien mukaan etäyhteyksien avulla. Rajoitusten lieventämisestä huolimatta etäyhteyksiä kannattaa liiton mukaan suosia edelleen.
– Rajoitusten lieventämisestä huolimatta terveys ja yhdenvertaisuus tulee edelleen huomioida. Hallitus suosittelee, että ikäihmisten kannattaisi edelleen välttää fyysisiä kontakteja. Tämä täytyy huomioida ja muistaa, että myös ikäihmisillä ja riskiryhmäläisillä tulee olla mahdollisuus osallistua päätöksentekoon, Isännöintiliiton lakiasiantuntija Laura Lithenius painottaa.
Etäosallistuminen mielletään usein hyvin tekniseksi, mutta se onnistuu vaikka puhelimitse tai perinteisellä postilla. Valtakirjalla osakas voi valtuuttaa toisen henkilön osallistumaan puolestaan kokoukseen.
Lain mukaan on aina järjestettävä perinteinen kokous kokouspaikalla – myös siinä tapauksessa, että osakkaat osallistuisivat kokoukseen etäyhteyksien avulla. Tällöin kuitenkin riittää, että kokouspaikalla on läsnä yksi osallistuja, esimerkiksi hallituksen puheenjohtaja. Jos kokouspaikalle tulee useita osallistujia, täytyy osakkaiden ja isännöitsijän turvallisuus huomioida tarkkaan kokousjärjestelyissä.
– Poikkeuksellinen tilanne aiheuttaa ihmisille huolta, jota taloyhtiöissä voi hälventää toimimalla rauhallisesti ja johdonmukaisesti sekä tiedottamalla asioista, kuten kokouksen poikkeuksellisista järjestelyistä. On tärkeää, ettei ketään pelotella tai toisaalta vähätellä kenenkään pelkoa, Lithenius sanoo.
Isännöintiliiton laatima muistilista taloyhtiöiden kokouksiin:
- Sairaana jäädään kotiin. Kokouksiin ei tulla paikalle sairaana tai oireilevana. Kenelläkään ei ole velvollisuutta kertoa muille terveystietojaan, mutta muut osallistujat täytyy ottaa huomioon. Sairastapauksessa päätöksentekoon voi osallistua esimerkiksi antamalla jollekin muulle valtakirjan.
- Käsihygienia. Osallistujia voi pyytää huomioimaan hyvän käsihygienian. Kokouspaikalla on hyvä olla käsienpesumahdollisuus saippuan kera tai heti ovella tarjolla käsidesiä.
- Kokoustilat. Kokoustilojen tulee olla riittävän suuret, sinne täytyy päästä turvallisesti ja ainakin tilan pinnat täytyy puhdistaa ennen kokousta ja kokousten välissä.
- Turvavälit. Pienemmässä kokouksessa turvavälit voi toteuttaa väljillä istumajärjestelyillä. Suuremmassa yhtiökokouksessa täytyy miettiä tilajärjestelyt niin, että turvaväli muihin osallistujiin on mahdollinen. Tarvittaessa kokouksen voi hajauttaa myös eri tiloihin, jotka ovat lähellä toisiaan. Tilat voivat olla yhteydessä esimerkiksi sähköisen kokousjärjestelmän kautta ja kummassakin tilassa on joku henkilö moderoimassa kokousta. Joissakin taloyhtiöissä kokouksia on järjestetty myös ulkona.
- Tarjoilut. Kokouspullat ja muut yhteisiä ottimia vaativat tarjoilut kannattaa jättää väliin.
- Kokouksen sujuvuus. Kokouksen sujuvuuteen kannattaa panostaa tavallistakin enemmän, jotta samassa tilassa ei tarvitse olla pitkään. Materiaalit kannattaa toimittaa osakkaille ajoissa ja liittää mukaan saate, jossa pyydetään huomioimaan kokouksen erityisjärjestelyt.
- Etäyhteydet. Mahdollisuus osallistua päätöksentekoon etäyhteyksien avulla kannattaa tarjota halukkaille. Näin voidaan vähentää fyysiseen kokoukseen tulevien määrää.
