Lisää tehoa kokousviestintään

Kirjoittanut Tiina Komi 14.10.2021
Etäkokousten viestintää voi tehostaa esittämällä tietoa kaaviona ja tiivistyksinä, kuten kuvan etäkokoukseen osallistuva nainen tietokoneellaan

Aivot pystyvät omaksumaan tietoa vain rajallisesti. Siksi taloyhtiön hallituksen kokoukseenkaan ei kannata viedä liikaa asioita päätettäväksi, vaan jo yksi tärkeä asia riittää.

Aivojen toimintaperiaatteiden tunteminen helpottaa viestien perille saamista kokouksissa. Hallituksen kokoukset pidetään usein työpäivän päälle, jolloin ajatuskapasiteettia on jäljellä enää rajallisesti.

Heltin työterveyspsykologi, organisaatiokonsultti Mari Laarin mukaan ensimmäinen kokoustunti on yleensä tehokkain. Mitä pidemmälle kokous venyy, sitä sekavammaksi se menee.

Jos kokous venähtää, aivot tarvitsevat tunnin välein pienen tauon.

– Fyysinen liike auttaa vireystilan säätelyssä. Aivot saavat happipitoisempaa verta, kun nouset välillä seisomaan ja kävelet hetken.

Valmistaudu hallituksen kokouksiin hyvin

Aivot pystyvät omaksumaan vain rajallisen määrän tietoa kerrallaan. Huomio kohdistuu yleensä yhteen asiaan.

Työmuisti käsittelee tietoa, jota saamme eri aistikanavien kautta. Työmuistiin mahtuu kerrallaan viidestä yhdeksään yksikköä, esimerkiksi numeroa tai kaupasta ostettavaa asiaa. Työmuisti on lyhyt, ja yleensä yhdestä asiasta keskusteleminen vie koko sen kapasiteetin.

Puheenjohtajan kannattaa miettiä etukäteen, mitkä ovat kokouksen yhdestä kolmeen pääasiaa. Ne voi esitellä hallitukselle jo ennen kokousta. Yhteen kokoukseen ei kannata ympätä liian montaa tärkeää asiaa.

Laarin mukaan hallituksen kokoukseen riittäisi monesti yksi päätettävä asia.

– Jos kokouksessa käsitellään monia asioita, niihin kannattaa valmistautua ennalta. Jokainen osallistuja voi miettiä, mitä haluaa sanoa ja kirjoittaa ajatuksiaan ylös. Niitä voi myös lähettää etukäteen joko puheenjohtajalle tai koko hallitukselle, hän vinkkaa.

Toista, tiivistä ja visualisoi käsiteltävää asiaa

Toistot ja tiivistäminen helpottavat asioiden ymmärtämistä ja muistamista. Toistot vahvistavat aivoratoja, joten suhtaudumme tuttuihin asioihin myönteisemmin kuin vieraisiin.

Tiivistäminen helpottaa ison asian hahmottamista. Esimerkiksi plussien ja miinusten listaaminen helpottaa päätöksen tekemistä.

Vaikeisiin teknisiin asioihin on helpompi ottaa kantaa, kun ne esitetään sanallisen viestin ohella myös visuaalisesti. Mitä monimutkaisemmasta asiasta on kyse, sitä tärkeämpää on esittää se myös graafisesti.

Erilaiset tulkinnat herättävät tunteita  

Meillä on taipumus tulkita asioita omista lähtökohdistamme käsin. Aivoihin on taltioitunut tietoa, kokemuksia ja arvoja, jotka vaikuttavat siihen, miten asioita tulkitsemme ja mitä tulkintamme kanssa teemme. Tulkinnat heijastuvat tapaamme reagoida ja kommunikoida.

– Eri ihmiset tulkitsevat samaa asiaa eri tavalla, ja näin syntyy konflikteja. Siksi on hyvä pitää pieni tuumaushetki tulkinnan ja reaktion välillä, Laari sanoo.

Tunnekuohua herättävästä asiasta voi keskustella ennen kokousta vaikka ystävän kanssa. Kun saa purkaa tunteitaan etukäteen, kokoukseen saapuu paremmin valmistautuneena. Tunteiden laannuttua pystyy kuuntelemaan omista poikkeavia ajatuksia ja vaihtamaan tarvittaessa mielipidettä.

Esitä asiasi positiivisesti

Etäkokous on vuorovaikutuksellisesti vaativa, koska sanattomien viestien havainnointi on vaikeaa. Etenkin jos kamerat ovat kiinni, puhuja ei näe, mitä mieltä muut ovat siitä, mitä hän sanoo. On myös hankala tietää, ovatko osallistujat läsnä vai puuhailevatko he omiaan.

Sanallisen ja sanattoman viestinnän välille syntyy etäkokouksessa helposti ristiriitoja. Esimerkiksi kameran kuva saattaa pysähtyä nettiyhteysongelmien vuoksi, mikä herättää hämmennystä.

Kannattaa miettiä, pidentääkö kokousta toistamalla jo aiemmin sanottuja asioita. Tuoko puheellaan asiaan jotain uutta vai viekö keskustelua väärille poluille?

Puheenjohtaja: näin osallistat ihmisiä etäkokouksessa

  • Jos puheenvuoron pitäminen jännittää, pyydä puheenvuoroa heti kokouksen alussa. Näin saat sanottua, mitä haluat ja pystyt keskittymään muiden kuuntelemiseen. 
  • Mieti, miten asiat esität. Esitätkö ne positiivisen ja innostavan näkökulman kautta vai negatiivisesti: onko meillä mahdollisuus vai ongelma, joka pitää ratkaista? Positiivisesti esitetty asia otetaan paremmin vastaan kuin negatiivinen viesti. Myönteinen tunnelma tarttuu ihmisestä toiseen.  
  • Kysy osallistujien ajatuksia ja mielipiteitä etukäteen esimerkiksi sähköpostitse tai Whatsappilla. Se helpottaa kokoukseen osallistujien osallistamista ja lisää läsnäoloa.     
  • Seuraa chattia. Joidenkin on helpompi ilmaista itseään kirjoittamalla kuin puhumalla.
  • Kerro etukäteen, miten puheenvuoroja pyydetään, ja hyödynnä erilaisia etätyökaluja.
  • Yhtiökokouksessa voi kysyä mielipiteitä erilaisten valmiiksi laadittujen kyselyjen avulla, joissa vastaajien tarvitsee vain klikata itselleen sopivaa vaihtoehtoa.

Lue myös: Etäyhtiökokous vaati opettelua, mutta onnistui hyvin: “Näin voimme saada jokaisen äänen kuuluviin”

Tiina Komi

Kirjoittaja: Tiina Komi

Ajattelen, että taloyhtiö on osakkaidensa ja asukkaidensa summa. Taloyhtiö kehittäminen on yhteistyötä. Siksi ei ole yhdentekevää, miten suunnitelmia ja päätöksiä tehdään. Haluan nostaa jutuissani esiin asioita, jotka parantavat vuorovaikutusta ja helpottavat taloyhtiön hoitoa.

Katso kaikki artikkelit kirjoittajalta Tiina Komi →

Artikkeli ilmestynyt Kotitalo-lehden numerossa 6/2021

Katso kaikki jutut samasta aiheesta

Taloyhtiön johtaminen Viestintä