Huoneistotieto muuttuu sähköiseksi tulevaisuudessa. Digitaalinen huoneistotieto tulee helpottamaan taloyhtiöiden osakkaiden, hallitusten ja isännöitsijöiden arkea. Se yksinkertaistaa asunto-osakeyhtiön rutiineja, huoneistojen myyntiä, asuntolainojen järjestelyjä ja verotusta.
Ensimmäisessä vaiheessa yhtiöt ilmoittavat osakeluettelonsa ja muut tarvittavat tiedot Maanmittauslaitoksen ylläpitämään sähköiseen huoneistotietojärjestelmään. Tämä pitää tehdä vuoden 2023 loppuun mennessä. Toisesta vaiheesta vastaavat osakkaat itse: heillä on taloyhtiönsä tietojen siirtopäivästä kymmenen vuotta aikaa hakea omistuksensa sähköistä rekisteröintiä. Vasta sen myötä paperinen osakekirja mitätöidään. Fyysinen osakekirja voidaan joutua mitätöimään myös aiemmin asuntokaupan myötä, sillä uuden omistajan pitää hakea sähköistä rekisteröintiä huoneisto-omistukselleen kahden kuukauden sisällä kaupasta, jos taloyhtiön osakeluettelo on jo järjestelmässä.
Muutos etenee hitaasti
Vuonna 2019 tai sen jälkeen perustetut yhtiöt kuuluvat automaattisesti järjestelmään. Vuoden 2022 alussa vanhoista, noin 85 000, taloyhtiöstä vain nelisen prosenttia oli kertonut tietonsa Maanmittauslaitokselle. Vanhojen yhtiöiden osakkaista vain noin tuhannesosa oli omaehtoisesti siirtänyt osakekirjansa digipalveluun. Miksi muutos ei etene?
– Isännöitsijät tekevät valtaosan taloyhtiöiden osakeluetteloiden siirroista. Osa odottaa, että sähköisten isännöintijärjestelmien toimittajat saavat muokattua ohjelmistonsa sellaisiksi, että ne pystyvät hakemaan taloyhtiöiden tietoja huoneistotietopalvelusta. Näissä tapauksissa olemme suositelleet tietojen siirtoa vasta, kun järjestelmätoimittaja on tehnyt muutoksen, Maanmittauslaitoksen johtava asiantuntija Markus Tast toteaa.
Isännöitsijät tekevät valtaosan taloyhtiöiden osakeluetteloiden siirroista.
Markus Tast
Tulevaisuudessa isännöintiohjelmat osaavat hakea taloyhtiöiden tiedot ja muutokset suoraan huoneistotietojärjestelmästä. Osa isännöintiohjelmista pystyy pian myös muuntamaan taloyhtiön tiedot sellaiseksi siirtotiedostoksi, joka kelpaa Maanmittauslaitoksen sähköiseen siirtopalveluun.
Tee perustyö huolellisesti
Kun taloyhtiö aikoo siirtää tietonsa digirekisteriin, hallituksen on ensin päätettävä asiasta. Sitten tarkistetaan, että yhtiöjärjestys on ajan tasalla ja kaupparekisterissä olevat tiedot yhteystietoineen ja yhtiön edustajien henkilötunnuksineen ovat täydelliset.
Tietoja voivat siirtää puheenjohtaja, isännöitsijä tai näiden valtuuttama henkilö. Yhtiön perustiedot löytyvät valmiiksi siirtopalvelusta, mutta nämä ovat epätäydellisiä ja osin vanhentuneita. Kun osakeluettelo oheistietoineen ilmoitetaan Maanmittauslaitoksen sähköisen palvelun kautta, tiedot tulevat välittömästi näkyviin järjestelmään.
Varsinaissuomalainen Uniko-Isännöintipalvelut Oy siirsi vuonna 2021 lähes 250 taloyhtiön tiedot uuteen järjestelmään. Toimitusjohtaja Pauli Ratu kuvailee hankkeen työläintä vaihetta näin:
– Yhtiöissä oli yllättävän suuri määrä vääriä ja vanhentuneita osakemerkintöjä. Luettelojen pitää olla aukottomat, myös kuolinpesien osuuksien osalta. Näiden perkaaminen vei enemmän aikaa kuin itse siirto.
Ratu kannustaa toimimaan aikaisin.
– Uuden järjestelmän edut ovat suuret eikä muutosta pääse karkuun. Jos kaikki päättävät tehdä siirron juuri ennen määräpäivää, niin pelkään, että järjestelmät kaatuvat ja hommasta tulee sirkus.
Jos kaikki päättävät tehdä siirron juuri ennen määräpäivää, niin pelkään, että järjestelmät kaatuvat ja hommasta tulee sirkus.
Pauli Ratu
Tietojärjestelmässä oleva taloyhtiö saa tiedon, kun joku sen asunto vaihtaa omistajaa. Teoriassa vastikevastuut ovat tällöin aina ajan tasalla ja yhtiökokouskutsu menee oikealle henkilölle. Käytännössä edut katoavat osin pitkään kirjaamisviiveeseen. Vuoden 2021 lopulla Maanmittauslaitokselta kesti kolmisen kuukautta käsitellä uuden omistajan rekisteröintiä koskeva hakemus. Henkilökuntaa on palkattu lisää, mutta nopeaa helpotusta ei ole luvassa.
– Pitkän viiveen vuoksi joudumme pitämään kauppatilanteissa varjo-osakeluetteloa yllä. Muuten voi käydä niin, että uusi omistaja ei maksa vastiketta neljään kuukauteen, koska Maanmittauslaitokselta ei tule tietoa. Kauppojen kirjaaminen pitäisi saada huomattavasti nopeammaksi, Pauli Ratu toteaa.
Tärkeä osakekirja
Osakkeenomistajalle paperisista osakekirjoista luopuminen on hyvä asia. Sähköistä asiakirjaa ei tarvitse säilöä holviin tai pelätä sen katoamista. Sähköinen omistustieto nopeuttaa myös asuntokauppaa.
Osakekirja pitää omistusta rekisteröitäessä lähettää tai viedä Maanmittauslaitokseen. Jos osakekirja on pankissa vakuutena, pankki voi yleensä hoitaa kaiken. Kadoksissa oleva osakekirja pitää mitätöidä käräjäoikeudessa ennen rekisteröintiä.
Lue myös: Saako kuka tahansa pyytää osakehuoneistorekisteristä tietoja?
Aiheesta lisää muualla:
Maanmittauslaitoksen ylläpitämä Huoneistotietojärjestelmä-sivusto.