Hallitustyö helpottuu, kun opit sanomaan ei ja delegoimaan

Kirjoittanut Tiina Komi 24.5.2019 ja päivitetty 12.6.2019

Pienellä sanalla EI on suuri vaikutus. Toisille ei-sanan käyttö on luontaista, mutta toiset joutuvat harjoittelemaan sen käyttöä.

Moni taloyhtiön hallituksen jäsen ja varsinkin puheenjohtaja pohtii, mihin kaikkeen tehtävä häntä velvoittaa. Pitääkö olla koko ajan asukkaiden ja osakkaiden saatavilla? Käydä iltaisin peittelemässä hiekkalaatikko kissapeitolla lapsiperheiden jäljiltä ja etsiä pesukoneeseen kadonnutta pyykkiä? Missä kulkee raja?

Kannattaa kuunnella itseään ja olla terveellä tavalla itsekäs. Terve itsekkyys on valmentaja Heidi Alamikkelän mukaan osa oman työtaakan hallitsemista. Sen varmistamista, ettei tehtäviä kerry liikaa. Se edellyttää taitoa sanoa tarvittaessa ei. Mielellään niin, ettei loukkaa muita ainakaan tahallisesti.

Ei:n sanomista voi harjoitella. Aloittaa pienestä ja kuulostella, mitä siitä seuraa. Kun oppii ensin sanomaan pienille asioille ei, onnistuu pian suuremmissakin.

– Ei:n sanominen tuntuu usein vaikealta etenkin miellyttämishaluisista ja kilteistä ihmisistä. Aina on riski, että toinen suuttuu, loukkaantuu tai pahoittaa mielensä. Se on vain kestettävä.

Useimmiten pelko on kuitenkin turhaa. Ihmiset suuttuvat aika harvoin silloin, kun osaa perustella kieltäytymisensä.

Aseta rajat ja jaksat paremmin

Opettele asettamaan rajat niin, että voit sanoa suoraan, miksi et voi hoitaa jotain pyydettyä tehtävää. Ole avoin.

– Kun on rehellinen, kieltäytyminen ei herätä syyllisyyttä.

Voit sanoa pyynnön esittäjälle suoraan, että sinulla ei ole aikaa tai mahdollisuutta toteuttaa hänen pyyntöään. Voit myös kysyä, olisiko hänellä jotain muuta ratkaisua tähän asiaan kuin se, että sinä hoidat sen.

Ei:n sanominen pakottaa vastapuolta pohtimaan ja perustelemaan omaa näkökulmaansa. Tämä vähentää parhaimmillaan turhien pyyntöjen määrää.

Ei:n sanominen on tutkitusti yksi parhaimmista keinoista toipua uupumuksesta ja estää sen uusiutuminen.

Ei on työkalu, jonka avulla hallitset aikaasi paremmin ja säästät energiaa niille asioille, jotka ovat sinulle tärkeitä. Kun sanot ei jollekin vähemmän tärkeälle asialle, sanot kyllä jollekin toiselle sillä hetkellä tärkeämmälle asialle.

Rajojen asettaminen lähtee oman työkentän hahmottamisesta. Kannattaa tehdä itselleen lista, mitkä asiat kuuluvat hallituksen jäsenille tai puheenjohtajalle. Mieti, mihin kaikkeen ylimääräiseen haluat tai voit suostua, mitä siedät, mikä taas on turhaa juoksuttamista.

– Aina, kun tuntuu, että tämä on liikaa tai kokee stressiä, kannattaa pysähtyä ja miettiä, mistä nämä tuntemukset kumpuavat.

Ei:n sanominen on tutkitusti yksi parhaimmista keinoista toipua uupumuksesta ja estää sen uusiutuminen. Pystyt toteuttamaan arvojesi mukaisia asioita, kun sanot ei tehtäville, joita et halua tehdä ja ihmisille, joista et pidä.

Asioiden delegointia voi opetella              

Terveeseen itsekkyyteen kuuluu jämäkkyys, joka on omien oikeuksien ja rajojen ylläpitämistä niin, ettei loukkaa muita tahallisesti. Jämäkkä vuorovaikutustyyli ei ole aggressiivista vaan tapa ilmaista asioita rauhallisesti ja napakasti.  

Kaikkea ei tarvitse tehdä itse. Asioita voi jakaa muille tehtäväksi. Jos delegoiminen tuntuu vaikealta, aloita pienistä asioista. Opettele luottamaan siihen, että muut hoitavat asian riittävän hyvin, vaikka tekisivätkin sen eri tavalla kuin sinä olet tottunut tekemään. Hallitus voi esimerkiksi sopia keskenään, kuka vastaa mihinkin osakkaiden ehdotuksiin ja kuka hoitaa mitäkin.

Kun opit sanomaan tarvittaessa ei ja siirtämään tehtäviä toisille, sinulle jää enemmän aikaa tehdä niitä asioita, joita pidät tärkeinä. Näin voit paremmin ja sinulla on enemmän energiaa. Opitusta taidosta on hyötyä muussakin elämässä.

Jos taloyhtiössä on totuttu siihen, että yksi ihminen hoitaa paljon asioita, muut eivät välttämättä osaa ottaa vastuuta ennen kuin sitä heille annetaan. Vaarana on, että paljon haltija uupuu ja työtaakka kasvaa niin suureksi, että hän hoitaa väkisinkin osan asioista huonosti ja tekee virheitä.

Ei:n sanominen ja delegoiminen ovat osa itsensä johtamista ja ajanhallintaa. Vaikka suoraan sanominen ja tehtävien antaminen muille voivat aluksi hirvittää, muut yleensä arvostavat sitä. Sillä se on reilua.

Fakta: Erilaisia tapoja sanoa ei

  • Sano suoraan, ei. Älä selitä. Tämä on tehokasta, mutta voi tuntua epäkohteliaalta.
  • Ole empaattinen: ”Tiedän, että asia vaivaa sinua, mutta en valitettavasti voi tehdä sille nyt mitään.”
  • Kerro, miksi kieltäydyt.
  • Ehdota jotain muuta. ”En ehdi jutella kanssasi tänään mutta sopiiko, että soitan lauantaina?”
  • Toista kielteistä vastausta riittävän monta kertaa eri sanoja käyttäen, kunnes se menee perille.
  • Pyydä aikalisää. Jos et osaa heti kieltäytyä, kerro palaavasi asiaan myöhemmin.
  • Kerro, että nyt ei sovi, mutta ehdota toista ajankohtaa tai delegoi asia jollekin toiselle.
  • Opettele hyväksymään ja sietämään toisen mahdollista pettymystä tai turhautumista, mikä kiellostasi voi seurata.

Lähde: Ronnie Grandell. Itsemyötätunto. Tammi 2015.

Tiina Komi

Kirjoittaja: Tiina Komi

Ajattelen, että taloyhtiö on osakkaidensa ja asukkaidensa summa. Taloyhtiö kehittäminen on yhteistyötä. Siksi ei ole yhdentekevää, miten suunnitelmia ja päätöksiä tehdään. Haluan nostaa jutuissani esiin asioita, jotka parantavat vuorovaikutusta ja helpottavat taloyhtiön hoitoa.

Katso kaikki artikkelit kirjoittajalta Tiina Komi →

Katso kaikki jutut samasta aiheesta

Taloyhtiön johtaminen