Roolit selviksi

Jos hallitus panttaa päätöksiä remontissa, työt seisovat.

Taloyhtiön iso saneeraus on hallituksen ja isännöinnin yhteispeliä. Mutta kuka tekee käytännössä mitäkin?

Taloyhtiöllä on monta tapaa viedä läpi taloyhtiön laaja remonttihanke – oli se linjasaneeraus, julkisivuremontti tai lämmitysmuodon vaihdos.

Valitsipa taloyhtiö millaisen mallin tahansa, kolme seikkaa pysyy samoina: 1.) Iso saneeraus vaatii ponnistuksia kaikilta osapuolilta, jotta lopputulos onnistuu. 2.) Ison saneerauksen läpivieminen on aina monen eri toimijan yhteispeliä ja sujuvuuden eteen kannattaa tehdä töitä.  3.) Jaettiinpa roolit miten tahansa, hallitus on aina se, joka päättää tai tekee päätösehdotukset.

Ollaanpa rehellisiä

Yksi tapa lähestyä korjaushanketta on toimia hallitusvetoisesti. Jos hallitusjäseniltä löytyy korjausrakentamisen osaamista, aikaa asioiden hoitoon ja tahtoa toimia, hallitus voi kasvattaa roolinsa melko isoksikin. Talkootyöllä säästää rahaa.

Helsinkiläisen Aavatalo Oy:n toimitusjohtaja, isännöitsijä Johannes Halmevuo painottaa, että lähtötilanteessa hallituksen kannattaa silti olla todella rehellinen itselleen.

– Aika harva hallitus pystyy yhdistämään osaamisessaan kokemuksen korjaushankkeiden läpiviemisestä ja hallinnollisista vaatimuksista. Ne molemmat ovat avainasioita isossa korjaushankkeessa.

Lisäksi hän painottaa, että korjausrakentamisessa tulee aina vastaan yllätyksiä. Tällöin vaaditaan ratkaisukeskeisyyttä: pitää kyetä keskittymään ongelmien selvittämiseen, asioiden eteenpäinvientiin ja päätösten tekoon.

Kannattaa olla rehellinen ajankäytön suhteen.

Yhtä lailla rehellinen kannattaa olla ajankäytön suhteen: Riittääkö hallitusjäsenten aika oikeasti remonttiasioiden hoitamiseen? Palaverit, yhteydenpito isännöitsijään ja muihin osapuoliin haukkaavat helposti useita tunteja viikossa. Työmaakokoukset pidetään yleensä toimistoaikaan – pääsevätkö hallitusjäsenet palavereihin päivätöiltään? Pöytäkirjat on tarkastettava, seuraavaan kokoukseen valmistauduttava ja asioista tiedotettava. Jos jotakin jää tekemättä, aikataulu venyy, projekti mutkistuu ja rahaa palaa aiottua enemmän.

– Kun tavoitellaan sujuvaa prosessia ja hyvää lopputulosta, hallituksen roolin kasvattaminen kovin suureksi ei välttämättä ole paras ratkaisu, Halmevuo pohtii.

Sivuun ei voi jäädä

Entä, jos käännetään asetelma toisin päin: hallitus tyytyy hankkeessa vaatimattomaan rooliin? Käytännössä tämä tarkoittaa, että hallitus antaa isännöitsijälle keskimääräistä suuremmat toimintavaltuudet.

Vaihtoehto voi toimia esimerkiksi taloyhtiössä, jossa hallitus koostuu tyystin maallikoista. Tässäkin rooleista, vastuista ja raportoinneista on sovittava tarkoin ja kirjallisesti.

Helsinkiläisen Roihuvuoren Lämpö Oy:n toimitusjohtaja, isännöitsijä Aki- Pekka Hietanen painottaa, että vaikka hallitus valitsisi tämän mallin, se ei voi jäädä tyystin sivustakatsojaksi. On ymmärrettävä, että päätökset ja päätösehdotukset tekee ja niistä vastaa hallitus. Hietasen mielestä hallituksen on aina sitouduttava hankkeeseen.

”Hallitus ei voi marssia infotilaisuuteen osakkaiden mukana kuulemaan, mitä asiaa tällä kertaa käsitellään.”

– Ei voida esimerkiksi ajatella, että hallitus marssii yleiseen infotilaisuuteen muiden osakkaiden mukana kuulemaan, mitä asiaa täällä tällä kertaa esitetään, Hietanen havainnollistaa.

Isännöintivetoisessa yhteistyömallissa sitouttaminen voi tapahtua esimerkiksi niin, että isännöitsijä ja/tai hankkeen suunnitteluryhmä käy aina ennen infotilaisuutta läpi hallituksen kanssa, mikä on hankkeen seuraava vaihe ja millaisia päätettäviä asioita on tulossa.

Hietanen nostaa esiin myös urakkamuodon merkityksen. Yhä yleisempi on yhteistoimintamalli, jossa jo hankesuunnitelman yhteydessä tehdään alustava toteutussuunnitelma siten, että tilaajakin on paikalla. Hankkeen ammattilaiset sparraavat hallitusta – eli tuovat esiin eri vaihtoehtoja kustannusvaikutuksineen. Hallituksen tehtäväksi jää valita, päättää ja tehdä päätösehdotukset yhtiökokoukselle.

Moninaiset roolimallit

Yleisin malli taloyhtiön ison remontin läpivientiin on silti se vanha ja tuttu: hallitus puntaroi asiat ja tekee päätökset sekä päätösehdotukset, isännöinti tukee hallituksen työtä ja hankkii yhdessä muiden asiantuntijoiden kanssa tarpeelliset taustatiedot päätösten pohjaksi.

Tästä eteenpäin roolit voivat vaihdella paljonkin. Jos hankkeeseen palkataan projektipäällikkö, tämä voi olla oma isännöitsijä, isännöintiyrityksen tekninen asiantuntija tai ulkopuolinen henkilö.

Ulkopuolisen projektipäällikön tapauksessa isännöinti hoitaa tyypillisesti hankkeen hallintoa ja taloutta sekä mahdollisesti tiedottamista yhdessä projektipäällikön kanssa. Usein urakoitsija hoitaa tiedottamisen, kun urakka on käynnistynyt.

Hallituksen ei tarvitse tehdä kaikkea itse.

Remontteihin ja urakoihin liittyvä viestintä kannattaisi usein toteuttaa isännöinnin ja urakoitsijan yhteispelinä. Tällaisen havainnon on tehnyt asukasviestinnän tuottaja ja isännöitsijänäkin työskennellyt Anne Murtomäki Isännöintiliitosta.

Hän huomauttaa, että vaikka asunto-osakeyhtiölaki määritteleekin hallituksen vastuulle niin tiedottamisen kuin taloyhtiön taloudesta huolehtimisen, hallituksen ei tarvitse tehdä kaikkea itse.

– Hallitus delegoi, ja sen paras aisapari on isännöitsijä taustajoukkoineen.

Somekin huomioitava

Isännöitsijä Aki-Pekka Hietanen kertoo kokeneensa toimivaksi sen, että isännöinti perustaa taloyhtiön isolle remonttihankkeelle oman verkkosivun. Niille osapuolet kirjaavat koko ajan tuoreinta hanketietoa, ja se on osakkaiden luettavissa milloin tahansa. Soitot isännöitsijälle ja hallituksen puheenjohtajalle vähenevät, ja työaikaa säästyy.

On syytä sopia, miten somekanaviin reagoidaan.

Sosiaalinen media on niin ikään noussut merkittäväksi viestintäkanavaksi. Ison saneeraushankkeen yhteydessä alkaa jo olla syytä sopia, miten somekanavia seurataan ja kuka reagoi viesteihin.

Isännöitsijä Johannes Halmevuo kertoo esimerkin erään taloyhtiön taannoisesta linjasaneerauksesta. Kun yhtiön talojen väliset runkoputket piti kaivaa esiin uusittavaksi, huomattiin, että kaivulinjalla kasvaa iso mänty. Työmaakokouksessa se päätettiin kaataa. Samalla sovittiin, että urakoitsija tiedottaa asiasta. Männyn kaato huomattiin kuitenkin jo aikaisemmin. Taloyhtiön Facebook-sivuilla osakas harmitteli, että mänty sattui olemaan heidän lapsensa lempipuu, jota tämä ei nyt ehtinyt hyvästellä, koska oli koulussa.

– Somen takia asia nousi vahvasti esiin. Asioihin on reagoitava nopeasti ja sitä mukaa, kun niitä tulee, Halmevuo sanoo.

Mutta palataan alkuun: Vaikka hallituksen tärkein tehtävä on päättää, hallitus ei voi silti päättää aivan

kaikesta – isossa remontissakaan. Esimerkiksi päätöksenteko siitä, että mittavaan saneeraushankkeeseen ylipäänsä ryhdytään, kuuluu yhtiökokoukselle. Samoin yhtiökokous päättää, kuinka hanke rahoitetaan ja mikä toteutustapa valitaan.

 

Kolme tapaa jakaa rooleja isossa remontissa

  1. Hallituksella iso rooli

  • Voi toimia, jos hallituksessa on korjausrakentamisen osaamista.
  • Vaatii hallitusjäseniltä paljon aikaa paneutua asioihin.
  • Isännöinti toimii tuki- ja taustaorganisaationa.
  • Eri osapuolten tehtävät ja vastuut sovittava tarkasti.
  • Hallitus tekee päätökset ja päätösehdotukset yhtiökokoukselle.
  1. Isännöinnillä iso rooli

  • Hallitus valtuuttaa isännöinnin tekemään monia ratkaisuja.
  • Ei vaadi hallitusjäseniltä paljon aikaa tai vaivaa.
  • Isännöinti käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita tarpeen mukaan.
  • Eri osapuolten tehtävät ja vastuut sovittava tarkasti.
  • Hallitus tekee päätökset ja päätösehdotukset yhtiökokoukselle.
  1. Tiiviissä yhteistyössä

  • Hallitus ja isännöinti toimivat tiiviissä yhteistyössä.
  • Ulkopuolisia asiantuntijoita käytetään tarpeen mukaan.
  • Tehtävät jaetaan tarkoituksenmukaisimmalla tavalla, ja tehtävät ja vastuut sovitaan tarkasti.
  • Hallitus tekee päätökset ja päätösehdotukset yhtiökokoukselle.