Valmistaudu tärkeimpään kokoukseen

Tässä jutussa hallitustyön ja isännöinnin konkarit jakavat vinkkinsä hallituksen jäsenille. Niitä noudattamalla voi varmistaa, että yhtiökokouksesta tulee tänä vuonna paras mahdollinen.

1. Valmistele yhtiökokous isännöitsijän kanssa ja perehdy etukäteen

Jos hallituksen tilinpäätöskokouksen ja yhtiökokouksen väliin jää kovin pitkä aika, mikä ettei tavata ja palauteta asiat mieleen ennen yhtiökokousta. Mukaan voidaan ottaa esimerkiksi korjaushankkeen konsultitkin varmistamaan, että puhutaan samaa kieltä. Jos yhtiökokouksessa kommentit ovat epämääräisiä tai ristiriidassa keskenään, se herättää epäluottamusta siihen, miten meidän yhtiömme asioita oikein hoidetaan. Tiia Granberg

Niinkin välillä käy, että hallituksen jäsen tulee yhtiökokoukseen hiukan myöhässä, alkaa repiä kokouskutsukirjekuorta auki ja ryhtyy siinä sitä lukemaan. Jorma Saukko

Olen kokenut, että isonkin talon asiat pystytään hoitamaan 30 minuutissa, kun ne on hyvin valmisteltu. Olen ollut myös viisituntisessa yhtiökokouksessa, jossa on jahkailtu ja äänestetty moneen kertaan. Heikki Savolainen

2. Seiso yhdessä sovittujen asioiden takana

Kokemusta on jopa siitä, että hallituksen puheenjohtaja vastustaa hallituksen yksimielistä esitystä yhtiökokouksessa. Onhan se nolo tilanne. Se ei anna hallituksen toiminnasta hyvää kuvaa. Jorma Saukko

Joskus hyvin riitaisissa yhtiökokouksissa hallitus olisi mieluiten hiljaa. Jos keskustelua tulee ja isännöitsijä jää yksin puolustamaan hallituksen esitystä, se antaa täysin väärän kuvan siitä, kuka taloyhtiötä lopulta johtaa. Tiia Granberg

3. Valmistele uuden hallituksen valinta

On hyvä levittää etukäteen, kenellä olisi kiinnostusta tulla hallitukseen. Hallituksen muutokset voivat tulla myös yllätyksenä. Vuosia sitten olin yhtiökokouksessa, josta silloinen puheenjohtaja käveli karmit kaulassa ulos ovesta, kun hänet yllättäen syrjäytettiin. Jos asiat ovat olleet tiukasti puheenjohtajan takana eivätkä hallituksen jäsenet kykene puhumaan keskenään, siinä voi mennä aikaa, että toiminta saadaan taas kasaan. Tiia Granberg

Hallituksessa olisi hyvä olla edustus sekä talossa asuvista osakkaista että sijoittajaosakkaista. Se helpottaa käytännössä päätöksentekoa esimerkiksi isojen remonttien suunnittelussa ja tuo laaja-alaisempaa näkemystä. Heikki Savolainen

4. Valmistele asukaskyselyn tulokset ja sen aiheuttamat toimenpiteet

Asukaskyselyn tekemisen pitää olla avointa ja läpinäkyvää. Omassa taloyhtiössäni tulokset käytiin läpi kohta kohdalta ja katsottiin, montako prosenttia vastaajista oli kannattanut eri vaihtoehtoja. Asukaskysely on hyvä lähtökohta taloyhtiön strategian laatimiseen, koska se näyttää, mihin suuntaan taloyhtiön halutaan kehittyvän. Samalla voidaan kertoa, mitä asioille on tapahtumassa, millä aikataululla ja kuka vastaa. Leena Zittling

Tuloksista voidaan piirtää grafiikka, josta nähdään, miten esimerkiksi viestintä- ja tiedottaminen on kehittynyt vuosien varrella. Jos se on ennen saanut arvosanan yksi, onko se lähtenyt viimeisen viiden vuoden aikana eteenpäin? Tällainen asukastyytyväisyysmittaus toimii myös ukkosenjohdattimena yhtiökokouksessa. Parhaat kehittämisajatukset ovat syntyneet kyselyn vapaasti laadituista kommenteista. Heikki Savolainen

5. Saavu ajoissa, pysy käsiteltävässä asiassa ja vältä jaarittelua

Olen neuvonut taloyhtiöitä, että puheenjohtajan tehtävä on pitää kokous jämäkkänä ja asiallisena. Kun hallituksen puheenjohtaja avaa kokouksen ja toivottaa tervetulleeksi, hän voi puheenvuorossaan sanoa, että kokoukselta edellytetään eettistä toimintatapaa, joka selitetään kohta kohdalta. Samalla pyydetään, että yhtiökokous hyväksyy toimintatavan jatkossa kaikkien kokouksien toimintatavaksi. Kun se on jo kokouslistan ykköskohdassa hyväksytty, päätöksestä voidaan myöhemmin tarvittaessa muistuttaa. Leena Zittling

6. Muista, että olet ajamassa taloyhtiön etua

Hallituksen edustaja edustaa koko taloyhtiötä eikä itseään. Kovin usein ääneen mietitään, mitä tämä päätös merkitsee henkilökohtaisesti minulle, vaikka pitäisi olla meille. Että parvekeovia ei tarvitse vaihtaa, koska minun on vielä aivan hyvä. Jorma Saukko

7. Tarjoa tilaisuus oheistoiminnalle venyttämättä yhtiökokousta

Ennen yhtiökokousta voi järjestää tunnin koulutustilaisuuden halukkaille taloyhtiön toiminnasta. Mukaan kannattaa ottaa lakimies, vaikka se maksaakin. Silloin osakkaat saavat vastaukset kysymyksiinsä saman tien. Samalla tilaisuus toimii varaventtiilinä, koska kiivaimmat tunteet purkautuvat yleensä jo siinä ja lauhtuvat itse kokoukseen. Leena Zittling

Yhtiökokoukset ovat joskus puitteiltaan vähän  ankeita tilaisuuksia, joita pidetään pölyisissä kellareissa. Positiivista ilmapiiriä voisi luoda vaikka sillä, että juhlistetaan taloyhtiön pyöreitä vuosia. Juhlavuonna voisi serviisikin olla vähän tasokkaampi. Heikki Savolainen

 

Asiantuntijat:

Jyväskylän Hallitusforum ry:n puheenjohtaja, hallitusammattilainen Heikki Savolainen

Nurmijärven Taloyhtiöforum TYFO ry:n puheenjohtaja, hallitusammattilainen Leena Zittling

Auktorisoitu isännöitsijä Tiia Granberg, Isännöinti Granberg Oy, Turku

Isännöitsijä, Lapin isännöitsijät ry:n puheenjohtaja Jorma Saukko, Isännöintipalvelu Jes Oy, Rovaniemi