Monissa taloyhtiöissä pohditaan, mikä olisi fiksuin tapa hoitaa viestintä asukkaiden, hallituksen ja isännöitsijän välillä.
Viestimisen tarve korostuu etenkin ison urakan aikana. Kuitenkin on tyypillistä, että taloyhtiö haluaa säästää paperisessa viestinnässä – siis kopiokustannuksissa – silloinkin, kun tiedontarve talossa väliaikaisesti kasvaa, toteaa Isännöintiliiton digipalvelupäällikkö Henrik Tuhkanen.
Somesoppa syntyy helposti
Usein tällaisessa tilanteessa talon innokas somettaja päättää ehdottaa suljettua Facebook-ryhmää, johon kutsutaan kaikki taloyhtiön asukkaat ja osakkaat. Isännöitsijäkin liittyy ryhmän jäseneksi, ja naapurin vanhaa leskirouvaa opastetaan sosiaalisen median käytössä.
– Lopulta valtaosa taloyhtiön väestä on mukana tässä kirjavassa ryhmässä, joten digiaika tulkoon ja hyvästi kopiokulut? Valitettavasti ihan näin yksinkertaista se ei ole, Tuhkanen sanoo.
Facebook-ryhmä toimii mainiosti keskustelukanavana, mutta virallisten asiakirjojen ja dokumenttien jakamiseen se ei sovi tietoturvasyistä.
– Sivuston päivittäjät joutuvat pian monien hankalien kysymysten eteen: asuuko se Pertti enää edes meidän talossa? Entäpä nuo pari outoa naamaa, eivätkös ne muuttaneet jo aikoja sitten pois?
Kun vielä isännöitsijäkin nikottelee verkossa roikkumisesta, on somesoppa valmis, Tuhkanen toteaa.
Kun taloyhtiösivujen ylläpito on isännöinnin vastuulla, tietoturvakin on paremmalla tasolla.
Tiedot yhdessä paikassa
Taloyhtiösivut ovat yksi ratkaisu ongelmaan. Erilaisia valmiita taloyhtiösivuportaaleja on ollut tarjolla jo vuosia, ja näiden käyttöasteet ja toimintaperiaatteet vaihtelevat suuresti.
Taloyhtiön viralliseksi viestintäkanavaksi taloyhtiösivut muodostuvat vasta silloin, kun palvelun tarjoaa suoraan taloyhtiön isännöinnistä vastaava isännöintiyritys.
– Tällöin voidaan olla varmoja siitä, että palvelua ylläpidetään säännöllisesti, eikä vain silloin kun yksittäinen osakas kiireiltään ehtii, Tuhkanen toteaa.
Jos taloyhtiösivuja ylläpitää osakas, hyvän alun jälkeen voi tulla riskejä. Esimerkiksi tämän muuttaessa pois palvelun päivitysvastuu saattaa yllättäen jäädä, jopa unohtua.
Kun taloyhtiösivujen ylläpito on isännöinnin vastuulla, tietoturvakin on paremmalla tasolla. Sivuilla kirjaudutaan käyttäjätunnuksilla, ja esimerkiksi poismuuttotilanteessa isännöitsijä voi muiden rutiinitoimenpiteiden ohessa huolehtia tunnusten kuolettamisesta.
Tiedon jakaminen taloyhtiösivuilla on helppoa. Kun palveluun ladataan uusi dokumentti, asukkaat saavat parhaimmassa tapauksessa tästä heti tiedon sähköpostiinsa. Kokouksissa on suuri etu siitä, että kaikki vanhat pöytäkirjat ja dokumentit löytyvät yhdestä ja samasta paikasta sähköisessä muodossa.
– On selvää että paperisillekin tiedotteille on edelleen paikkansa digitalisoituvassa taloyhtiömaailmassa. Taloyhtiösivut kuitenkin helpottavat asukkaiden elämää ja tuovat tietysti merkittävän säästön kopiokustannuksiinkin – kunhan niitä käytetään oikein, Tuhkanen sanoo.