Taloyhtiöiden toimintakertomusten niukkasanaisuus harmittaa HTM-tilintarkastaja Jari Etelämaata.
– Suuri osa ihmisistä pitää tuloslaskelmaa ja tasetta vaikeaselkoisina, hän sanoo. Sen vuoksi toimintakertomus on kirjoitettava niin seikkaperäisesti, että kuka tahansa, myös taloyhtiön ulkopuolinen, saa vaivatta käsityksen yhtiön taloudellisesta tilanteesta.
Etelämaan mukaan epäkohdat alkavat usein jo hallituksen kuvauksesta.
– Mistä lukija voi tietää, vaihtuiko yhtiön hallitus, jos toimintakertomuksessa kerrotaan vain, keitä maaliskuun yhtiökokous valitsi hallitukseen? Ketkä olivat hallituksessa vuoden alusta?
Mistä yli- tai alijäämät syntyvät?
Tasekirjan lukijaa kiinnostavat etenkin toimintakertomuksen oheislaskelmat eli talousarviovertailu ja vastikejälkilaskelmat.
– Talousarviovertailun yhteydessä on jo lain mukaan annettava kirjallinen selvitys olennaisista poikkeamista. Jos taloyhtiöllä on lisäksi vastikeylijäämää, pitää kertoa, miksi se on kertynyt ja mihin se aiotaan käyttää.
Hän kertoo esimerkin, jossa eräällä taloyhtiöllä oli satojen tuhansien eurojen hoitovastikeylijäämä. Toimintakertomuksessa ei mainittu silti sanallakaan, että rahat oli saatu myymällä taloyhtiön omistamia tiloja, ja että niillä oli tarkoitus rahoittaa isoja korjauksia.
Toimintakertomuksessa tai liitetiedoissa on mainittava kaikki yhtiön rasitteet.
Tilintarkastajana Etelämaa on joutunut puuttumaan myös taloyhtiön vastuiden ja velvoitteiden luettelointiin. Toimintakertomuksessa tai liitetiedoissa on mainittava kaikki yhtiön rasitteet.
– Taloyhtiöllä voi olla rakentamisvelvoitteita, jos esimerkiksi osa autopaikoista on rakentamatta. Tai sillä voi olla yhteisiä rasitteita naapuriyhtiön kanssa kuten yhteinen väestönsuoja.
Taloyhtiötä voi rasittaa myös keskeneräinen oikeudenkäynti tai urakka, josta on jo allekirjoitettu sopimus, mutta jota ei ole vielä aloitettu.
Tilintarkastaja valvoo ja vinkkaa
Jari Etelämaa on tarkastanut koko lähes 30-vuotisen uransa taloyhtiöiden hallintoa ja taloudenpitoa. Hän on myös luennoinut parikymmentä vuotta asunto- ja kiinteistöosakeyhtiöiden taloushallinnosta isännöitsijöille, kirjanpitäjille, taloyhtiöiden hallitusten jäsenille ja kiinteistönvälittäjille.
Etelämaa korostaa, että tilintarkastaja tarkastaa ja valvoo taloyhtiön taloudenpidon ja hallinnon laillisuutta ja sitä, että taloyhtiön taloudellisesta tilasta annettu tieto on oikeaa ja riittävää. Siihen ei kuulu päätösten tarkoituksenmukaisuuden arviointi.
Isännöitsijä ja hallituksen jäsenet voivat kysyä tilintarkastajalta neuvoa.
– Olen käynyt yhtiökokouksissa kertomassa, mitä vaihtoehtoja taloyhtiöllä on olemassa esimerkiksi suuren korjaushankkeen kirjanpitokäsittelyssä. En kuitenkaan ota kantaa siihen, mikä ratkaisu yhtiön pitäisi valita. Oikea kirjanpito säästää osakkaiden kukkaroa.
Tilinpäätösten suunnittelu vaatii isännöitsijöiltä ja kirjanpitäjiltä tiivistä yhteistyötä.
Joskus Etelämaa saa toimeksiantoja taloyhtiöiltä, joita hän ei tarkasta. Sellainen oli muun muassa rivitaloyhtiö, jossa osalta osakkaista kerättiin pääomavastiketta vielä pari vuotta sen jälkeen, kun yhtiö oli maksanut rakennusaikaisen lainansa pois.
– Kirjanpitoa hoiti yksi taloyhtiön osakkaista eikä yhtiössä ollut koskaan tehty vastikkeiden jälkilaskelmia. Onneksi kaikki dokumentit olivat tallessa. Vastikkeiden jälkilaskelmat saatiin tehtyä alusta lähtien ja ylimääräiset suoritukset palautetuiksi osakkaille.
Verosuunnittelu säästää taloyhtiön rahoja
Asunto-osakeyhtiöllä on paljon mahdollisuuksia verosuunnitteluun. Taloyhtiö voi välttyä veroilta tekemällä poistoja ja asuintalovarauksia tai rahastoimalla vastikkeita. Yhtiöjärjestys määrittelee vastikkeet ja miten niitä kerätään, ja yhtiökokous ottaa päätöksillään kantaa vastikkeiden käsittelyyn kirjanpidossa.
– Tämä tekee taloyhtiön tilinpäätöksen suunnittelusta ja myös tilintarkastuksesta vaativaa, Etelämaa sanoo. Myös osakkaiden yhdenvertaisen kohtelun selvittäminen on työlästä.
Viime vuonna Etelämaa vinkkasi parille isännöitsijälle siitä, että taloyhtiön edellisten vuosien tappioiden vähennysoikeus oli vaarassa vanhentua, koska sitä ei ollut käytetty.
– Kerran yksi isännöintiyritys maksoi omasta aloitteestaan taloyhtiön verot, kun se oli jättänyt käyttämättä osan verosuunnittelukeinoista, hän kertoo.
Tilinpäätösten suunnittelu vaatii isännöitsijöiltä ja kirjanpitäjiltä tiivistä yhteistyötä.
Etelämaa ehdottaa, että kirjanpitäjä voisi tulla isännöitsijän tueksi selittämään taloyhtiön hallitukselle, miten tulokseen on päästy, ennen kuin hallitus esittää tilinpäätöksen yhtiökokoukselle.
Jotkut kikkailevat omaksi edukseen
Monet taloyhtiöt keräävät vastikepuskuria, kun toisten osakkaat taas pitävät järkevämpänä maksaa ylimääräistä rahaa vasta sitten, kun sitä todella tarvitaan.
– Molemmat keinot ovat yhtä hyviä. Itse huomautan taloyhtiötä vasta, jos se alkaa hoitaa juoksevia menojaan lainarahalla, Etelämaa sanoo.
Hän kertoo esimerkin taloyhtiöstä, jossa yhtiökokous ei keväällä taipunut hoitovastikkeen korotukseen, vaan päätti ottaa taloyhtiölle luottolimiitin.
– Syksyllä, kun koko 40 000 euron limiitti oli käytetty, ylimääräinen yhtiökokous päätti vastoin hallituksen esitystä korottaa luottorajaa hoitovastikkeen sijasta. Tilinpäätökseen mennessä limiittiä oli käytetty jo 78 000 euroa.
Myöhemmin kävi ilmi, että hoitovastikkeen korottamista äänekkäimmin vastustaneet osakkaat olivat myymässä huoneistoaan ja halusivat isännöitsijäntodistukseen pienen vastikkeen.
– Myyjät pesivät sumeilematta kätensä koko hoitovastikealijäämästä, josta ostajat eivät tienneet mitään ja joka jäi heidän maksettavakseen, Etelämaa kertoo.
