Neljä vinkkiä hallituksen virtuaalikokoukseen

7.8.2015
Taloyhtiön hallituksen kokoukset voidaan pitää esimerkiksi tietokoneella etäyhteydellä.

Sähköposti-, puhelin- tai videokokous nopeuttaa taloyhtiön hallituksen päätöksentekoa, mutta niissäkin pitää noudattaa hyvän kokouksen käytäntöjä.

Asunto-osakeyhtiölaki ei rajoita mitenkään hallituksen kokousmenettelyä. Hallituksen tulee kuitenkin noudattaa hyviä kokouskäytäntöjä riippumatta siitä, missä muodossa kokous pidetään.

Varatuomari Aki Rosén Asianajotoimisto Kuhanen, Asikainen ja Kanerva Oy:stä muistuttaa, että kaikilla hallituksen jäsenillä pitää olla ensinnäkin yhtäläiset tekniset ja taidolliset valmiudet osallistua virtuaalikokoukseen. Lisäksi kokousasioiden on oltava sellaisia, että niitä voidaan järkevästi käsitellä virtuaalisesti.

Teknisen apuvälineen käyttäminen ei saa rajoittaa kommentointia ja keskustelua tai estää äänestämästä asiasta. Jos hallituksen puheenjohtajaa jää vähänkään epäilyttämään, tuliko asia riittävästi käsitellyksi virtuaalikokouksessa, hänen kannattaa varmistaa päätöksenteko perinteisessä kokouksessa,

– Epäasialliset vaikuttimet, kuten jonkun hankalaksi koetun hallituksen jäsenen ulkopuolella pitäminen, eivät voi olla perusteena virtuaalikokouksen pitämiselle, Rosén muistuttaa.

=?UTF-8?Q?Sis=C3=A4verkko_piirros_by_Hanna_Konola_KOTITALO=2Ejpg?
Piirros: Hanna Konola

Ei Facebook-kokouksia

Teknisen apuvälineen käyttäminen ei saa rajoittaa kommentointia ja keskustelua.

Myös virtuaalikokouksesta pitää laatia ja allekirjoittaa pöytäkirja, josta käy ilmi, mitä kokouksessa päätettiin. Sähköpostikokouksen viestit voi tarvittaessa lisätä pöytäkirjan liitteeksi.

Rosén kehottaa huomioimaan, että hallituksen kokouksissa joudutaan käsittelemään myös salassa pidettäviä asioita. Se kannattaa ottaa huomioon virtuaalikokouksen välineen valinnassa.

– Itse en lähtisi pitämään minkäänlaista hallituksen kokousta Facebookissa, hän sanoo.

Rosénin mielestä virtuaalikokouksen pelisäännöistä kannattaa sopia hallituksen kesken etukäteen, ettei sähköposteja tai muita kokoustallenteita käytetä vahingossakaan väärin esimerkiksi jakamalla niitä myöhemmin ulkopuolisille. Hallituksen kokousmateriaalit pöytäkirjoineen eivät ole julkisia asiakirjoja.

Keskustelut kasvokkain

Kiireellisissä tapauksissa aloitteen voi tehdä myös puheenjohtaja tai isännöitsijä.

Sähköpostilla voidaan päättää isoistakin asioista taloyhtiön elämässä, kunhan asia on riittävän yksiselitteinen ja kaikille hallituksen jäsenille entuudestaan tuttu.

Tavallisesti hallitus sopii sähköpostikokouksen pitämisestä etukäteen, esimerkiksi edellisessä kokouksessaan. Kiireellisissä tapauksissa aloitteen voi tehdä myös puheenjohtaja tai isännöitsijä.

Yleensä isännöitsijä ja hallituksen puheenjohtaja keskustelevat ja sopivat ensin käsiteltävästä asiasta. Sen jälkeen isännöitsijä lähettää hallituksen jäsenille sähköpostitse päätösesityksen, johon he vastaavat määräaikaan mennessä sähköpostilla kyllä tai ei.

Keskusteluun sähköposti ei välttämättä ole se paras vaihtoehto, vaan viestiketjut kannattaa pitää lyhyinä ja ytimekkäinä.

Virtuaalinen päätöksenteko

1. Kaikilla hallituksen jäsenillä pitää olla tasavertaiset tekniset ja taidolliset mahdollisuudet osallistua virtuaalikokoukseen.

2. Käsiteltäväksi kannattaa ottaa konkreettisia ja kaikille tuttuja asioita.

3. Hallituksen pitää voida äänestää riippumatta kokousmuodosta.

4. Myös virtuaalikokouksesta on laadittava pöytäkirja, jonka hallituksen jäsenet allekirjoittavat.

Katso kaikki jutut samasta aiheesta

Kokoukset Taloyhtiön johtaminen