Asunto-osakeyhtiölaissa ei ole säännöksiä taloyhtiön hallituksen kokouspöytäkirjojen julkisuudesta tai tiedottamisesta osakkaille. Hallitus voi lähestyä asiaa kahdesta eri näkökulmasta: mitä osakkaille pitää tiedottaa ja mitä heille kannattaa tiedottaa.
Hallitukselle on eduksi tiedottaa toiminnastaan, päätöksistään ja ajankohtaisista asioista mahdollisimman avoimesti, sillä se on hyvän hallintotavan mukaista ja lisää taloyhtiön asukkaiden tyytyväisyyttä. Tilanteet mutkistuvat nopeasti, jos osakkaalle tulee tunne, ettei hän tiedä talon asioista tarpeeksi.
Osakkaalla on oikeus saada taloyhtiön hallitukselta tieto päätöksestä, joka koskee hänen osakkeisiinsa perustuvaa oikeutta tai velvollisuutta. Hallitus päättää, antaako se osakkaalle erillisen ilmoituksen päätöksestä, kokouspöytäkirjan vai pöytäkirjaotteen. Päätös on annettava osakkaan pyynnöstä kirjallisena.
On suositeltavaa, että taloyhtiön hallitus päättää aluksi tiedotuslinjastaan, jotta se on kaikille selvä ja tasavertainen. Hallitustyöskentelyyn osallistuvien pitää muistaa toiminnan luottamuksellisuus. Salassa pidettäviä asioita ovat esimerkiksi keskeneräiset korjaushankkeisiin liittyvät kilpailutukset ja varhaisessa vaiheessa olevat yksittäisten osakkaiden asiat sekä asiakirjat, joissa on osakkaiden henkilötietoja ja yksityisyyttä koskevia tietoja.
