Taloyhtiön päätöksiin vaikuttaminen tapahtuu yhtiökokouksessa: lakisääteisessä varsinaisessa yhtiökokouksessa sekä mahdollisissa ylimääräisissä yhtiökokouksissa.
Isännöintiliiton vanhempi lakiasiantuntija Kristel Pynnönen Andersson kertoo, että varsinaisten yhtiökokousten pitäminen on nykyisen asunto-osakeyhtiölain aikana siirtynyt entistä hiukan myöhäisemmäksi. Yleisin ajankohta oli aiemmin maalis–huhtikuu, mutta nykyään varsinaisia yhtiökokouksia pidetään vielä kesäkuussakin. Lain mukaan varsinainen yhtiökokous on pidettävä vähintään kerran vuodessa, kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Moni herää taloyhtiön yhtiökokoukseen siinä vaiheessa, kun kokouskutsu saapuu. Silloin saattaa muistua mieleen montakin asiaa, joita haluaisi omassa taloyhtiössään edistää; ehkä istutuslaatikoiden hankkimista pihalle tai aloite korjausrakentamisen suunnittelun aloittamiseksi. Pynnönen Andersson korostaa, että kun kokouskutsut on lähetetty, on jo myöhäistä saada oma asia mukaan kokouksen esityslistalle ja sitä kautta päätettäväksi.
Ajankohdan kertominen
on hyvää hallintotapaa.
Jotta yhtiökokous ei pääsisi yllättämään osakkaita, kuin talven tulo autoilijoita, Pynnönen Andersson suosittelee taloyhtiöitä tiedottamaan yhtiökokouksen ajankohdasta niin pian, kuin se on saatu hallituksen kokouksessa päätetyksi.
– On se sitten viesti rappukäytävän ilmoitustaululla tai mitä tiedotuskanavia yhtiöllä onkin. Ajankohdan kertominen on hyvää hallintotapaa. Se ei ole lain mukaan velvollisuus, mutta ainahan voidaan toimia paremmin, kuin laki edellyttää ja vaatii, hän sanoo.
Vaatimus laaditaan kirjalliseen muotoon
Kun yhtiökokouksen päivämäärä on päätetty, osakkaan oman asian ajamisen kannalta on jo kiire. Mitä lähempänä kokouspäivää ollaan, sitä suurempi on riski, ettei asiaa ehditä saamaan mukaan yhtiökokouskutsuun. Rauhallisempi tapa saada oma asia yhtiökokouksen käsittelyyn on viedä asia yhtiölle milloin tahansa aikaisemmin.
– Kyllähän se on mahdollista lähettää vaikka heti yhtiökokouksen jälkeen, seuraavaan yhtiökokoukseen käsiteltäväksi, Pynnönen Andersson sanoo.
Käytännössä se tapahtuu kirjallisessa muodossa, joko perinteisesti paperilla tai nykyisin yleisimmin sähköpostilla. Pynnönen Andersson vinkkaa, että sanamuodon kannattaisi olla mahdollisimman selkeä. Asiaa ei edistä se, että laajasti selittelee ja taustoittaa aloitettaan, koska silloin kirjelmän varsinainen tarkoitus saattaa hämärtyä.
– Kannattaa laatia se niin, että hallituskin ymmärtää, että kyseessä on vaatimus saada asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi. Esimerkiksi kerrotaan, mikä asia on ja miten toivoo, että yhtiökokouksessa päätetään sen suhteen, Pynnönen Andersson sanoo.
Jos asia on esimerkiksi tyytymättömyys hallituksen toimintaan, sitä ei tarvitse Pynnönen Anderssonin mukaan erikseen vaatia esityslistalle, koska varsinaisessa yhtiökokouksessa päätetään joka tapauksessa hallituksen valinnasta. Hän kehottaa sen sijaan miettimään, josko voisi itse asettautua ehdolle hallitukseen.
– Jos osakas on muulloin vuoden aikana tyytymätön hallituksen toimintaan, silloin tulisi vaatia ylimääräistä yhtiökokousta. Käsiteltävä asia olisi silloin hallituksen erottaminen ja uuden hallituksen valinta, Pynnönen Andersson sanoo.
Ylimääräisiä yhtiökokouksia voidaan järjestää tarpeen vaatiessa. Niitä pidetään Pynnönen Anderssonin mukaan muun muassa siitä syystä, ettei varsinainen yhtiökokous venyisi kohtuuttomasti. Ylimääräisissä yhtiökokouksissa käsitellään usein esimerkiksi laajoja korjausrakentamishankkeita, jotta voidaan varmistaa, että niiden käsittelemiseen jää riittävästi aikaa. Asunto-osakeyhtiölaki rajoittaa osakkaiden oikeutta vaatia ylimääräisten yhtiökokousten pitämistä sillä, että sen taakse vaaditaan vähintään kymmenesosa osakkeista. Pienessä yhtiössä jopa yksi osakas voi täyttää ehdon.
Osakkaalla on laaja kyselyoikeus
Varsinaisessa yhtiökokouksessa tulee lain mukaan esittää tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus sekä toiminnantarkastuskertomus. Lisäksi tulee esittää selvitykset seuraavien viiden vuoden kunnossapitotarpeista sekä yhtiössä suoritetuista kunnossapito- ja muutostöistä.
Kun kysymykset lähettää etukäteen isännöitsijälle ja hallitukselle, niihin pystytään yhtiökokouksessa paremmin vastaamaan.
Pynnönen Andersson muistuttaa, että taloyhtiön osakkaalla on lain suoma laaja kyselyoikeus. Kevään mittaan kannattaa miettiä, onko sellaisia ajankohtaisia kysymyksiä, joihin kaipaa vastauksia.
– Kun kysymykset lähettää etukäteen isännöitsijälle ja hallitukselle, niihin pystytään yhtiökokouksessa paremmin vastaamaan. Laissa on turvattu, että mikäli osakkaan kysymykseen ei pystytä vastaamaan yhtiökokouksessa, niin pitää vastata kirjallisesti kahden viikon sisällä siitä, kun kokous on pidetty, hän kertoo.
Laki lähtee siitä, että kysymykset esitetään yhtiökokouksessa. Pynnönen Andersson vinkkaa, että jos se tuntuu helpommalta, yhtiökokoukseen voi ottaa mukaan avustajan auttamaan kysymysten esittämisessä. Avustajan käyttämistä ei tarvitse perustella eikä siitä tarvitse tehdä ennakkoilmoitusta. Avustaja voi olla kuka tahansa, esimerkiksi asiantuntija, joka tuntee käsiteltävänä olevaa asiaa, tai hän voi olla puhtaasti seuralainen. Hänet kirjataan kokouksessa läsnäolijaksi.
Pyydä ajoissa etäosallistumista
Koska työelämässä etänä kokouksiin osallistuminen on tavanomaista, monelle osakkaalle voi tulla yllätyksenä, että laki rajaa etäosallistumismahdollisuutta yhtiökokouksissa.
– Moni osakas ajattelee, että sitten kun kokouskutsussa kerrotaan, milloin kokous on, ja käykin ilmi, ettemme pääse osallistumaan, niin pyydetään, että voisimmeko osallistua vaikka Teamsin kautta. Ja sitten hermostutaan, kun isännöitsijä sanookin, että ei käy. Tässä nimittäin laki tulee vastaan. Jos etämahdollisuudesta ei ole mainittu kokouskutsussa, niin sitä ei saa sallia kenellekään, Pynnönen Andersson kertoo.
Laki rajaa etämahdollisuutta myös siten, että suuremmissa, yli 30 huoneiston yhtiöissä etäosallistumismahdollisuus on lain mukaan pakko tarjota, jos sitä vaativat osakkaat, joilla on vähintään yksi kymmenesosa yhtiön osakkeista. Pienemmissä yhtiöissä samanlaista pakkoa ei ole. Kesällä 2022 voimaan tulleen lakiuudistuksen mukaan vähintään 30 osakehuoneiston taloyhtiö voi myös vaatia etäosallistujilta sitovaa ennakkoilmoittautumista, joka ilmoitetaan kokouskutsussa. Jos etäosallistujaksi ilmoittautunut osakas muuttaakin mieltään, hän ei voi osallistua kokoukseen kokouspaikalla.
lain mukaan kenellekään myöhemmin.
Mikään ei estä pyytämästä etäosallistumismahdollisuutta pienemmissäkin yhtiöissä, kunhan sen tekee ennen kuin kokouskutsut on ehditty lähettää. Pynnönen Andersson kehottaa taloyhtiöiden hallituksia miettimään, millainen oma taloyhtiö on: olisiko siitä hyötyä, että etämahdollisuus tarjottaisiin joka tapauksessa? Asunto-osakeyhtiölaki mahdollistaa yhtiökokouksen pitämisen hybridikokouksena tai jopa kokonaan etänä.
– Olen paljon miettinyt sitä, että olisi hienoa, että tällainen etäosallistumismahdollisuus olisi. Kun ajatellaan nuoria osakkaita, niin heillä on lapsia ja harrastuskuljetuksia, tai osakkaat elävät muuten ruuhkavuosia. Etäosallistumisoikeus turvaa osakkaalle oikeuden ja mahdollisuuden osallistua, vaikkei pääsisikään fyysisesti kokouspaikalle, Pynnönen Andersson sanoo.
Etäosallistumisessa voi olla teknisiä haasteita. Myös osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus pitää selvittää. Etäosallistumismahdollisuus voidaan myös vakinaistaa yhtiön menettelytavaksi kirjaamalla se yhtiöjärjestykseen yksinkertaisella äänten enemmistöllä.
