Taloyhtiön hankinnat herättävät oikeutetusti keskustelua (Aamulehti 19.2.). Taloyhtiöt käyttävät vuosittain useita miljardeja euroja mm. erilaisiin hankintoihin ja korjaushankkeisiin. Asuinrakennusten korjaustarpeen kasvaessa hankintaosaaminen on entistäkin tärkeämpää.
Taloyhtiöiden hankintojen valmistelu, toteutus ja seuranta ovat isännöinnin tärkeimpiä tehtäviä. Hankinnoista päättää taloyhtiön hallitus, ja merkittävien hankintojen osalta yhtiökokous.
Hankintaprosessin tulee olla etukäteen määritelty ja pelisääntöjen selkeitä sekä avoimesti taloyhtiön hallituksen, isännöinnin ja palveluntarjoajayritysten tiedossa. Hallituksen ja isännöinnin tulee toimia hankinnoissa läpinäkyvästi ja yhtiön edun mukaisesti. Kummipojalta tai edes hyvämaineiselta yhteistyökumppanilta ei voi tilata palveluita ilman selkeitä ja avoimia perusteluita.
Isännöintiyrityksillä voi olla valmiiksi kilpailutettuja yhteistyökumppaneita, joita se voi tarjota taloyhtiön käyttöön. Erityisen tärkeää on pyytää lisätarjouksia, jos isännöinnillä on ehdottaa vain yhtä tai kahta yritystä. Hallituksen on hyvä kirjata pöytäkirjaan myös mahdolliset sidonnaisuudet, esimerkiksi hallituksen jäsenten, isännöitsijän, tai isännöintiyrityksen sukulais- ja omistussuhteet yrityksiin, joilta tarjouksia pyydetään.
Hankinnasta riippuen olisi hyvä löytää 3–6 yritystä, jotka sopivat kilpailutukseen. Kaikkialla tämä ei aina ole mahdollista tarjokkaiden vähyyden takia. Sekin on hyvä kirjata pöytäkirjaan ja kertoa tämä aikanaan myös yhtiökokoukselle, jos kyse on esimerkiksi suuresta korjaushankkeesta.
Monet taloyhtiöiden ostamat palvelut eivät ole paikkakuntasidonnaisia, vaan esimerkiksi remonttilainasta tai vakuutuksista tarjouksia voidaan pyytää kauempanakin sijaitsevilta yrityksiltä. Yleistyvä sähköinen asiointi parantaa tällaisten palveluiden saatavuutta ja helpottaa hankintaa.
Aina kilpailuttaminen ei tuota lisäarvoa. Joskus suorahankinta on taloudellisesti ja toiminnallisesti järkevää, mutta silloin senkin tulee olla selkeästi perusteltua, ja nämä perusteet on hyvä kirjata hallituksen hankintapäätökseen.
Kullekin hankinnalle kannattaa taloyhtiön määritellä ja kirjata tavoitteet. Tavoitteet voivat olla laadullisia, aikataulullisia, taloudellisia tai työnjaollisia. Tavoitteiden avulla voidaan arvioida hankinnan onnistumista.
