Paperin aika on ohi

Asunto-osakeyhtiö Helsingin Käpykallion hallituksen puheenjohtaja Markku Anttonen ei vaihtaisi takaisin mappeihin ja paperipinkkoihin.

Kerrostaloyhtiössä Helsingin Käpylässä lähes kaikki asumista ja taloyhtiötä koskeva tieto löytyy yhtiön kotisivuilta.

Asunto-osakeyhtiö Helsingin Käpykalliolla on kotisivut, joiden kautta pääsee kirjautumaan taloyhtiön sähköiseen kiinteistöjärjestelmään.

Se sisältää erikseen hallituksen ja osakkaan osiot. Hallitus saa järjestelmän kautta kaiken materiaalin, joka on myös isännöintiyrityksessä. Osakkaan osio sisältää laajan arkiohjeistuksen lisäksi yhtiökokouspöytäkirjat sekä kunnossapito- ja pelastussuunnitelmat. Tiedot helpottavat myös uuden osakkaan alkutaivalta taloyhtiössä.

– Sähköiselle palvelulle ei mielestäni ole vaihtoehtoja. Paperit ja mapit eivät ole nykyaikaa, hallituksen puheenjohtaja Markku Anttonen toteaa.

”Sähköiselle palvelulle ei mielestäni ole vaihtoehtoja. Paperit ja mapit eivät ole nykyaikaa.”

Sähköisen materiaalin päivittäminen on merkittävästi helpompaa kuin paperisen sisällön uudistaminen. Anttonen mainitsee esimerkin:

– Kun talo valmistui vajaat viisitoista vuotta sitten, kaikki asukkaat saivat kansiot, joissa oli nipullinen ohjeita alkaen patteriventtiilien säädöstä. Mapit ovat osin hukassa, joten kotisivuista on hyötyä. Sähköisesti ohjeistus vaikkapa kierrätyksestä on helppo päivittää.

”On helppo aloittaa hallitustyö.”

Puheenjohtajan mukaan on suuri helpotus, että hallitus välttää paperipinot ja dokumenttien etsiskelyn vanhoista mapeista. Pientä vaivaa aiheuttaa se, että kahta vuotta vanhemmat dokumentit eivät ole järjestelmässä. Ajan kuluessa ongelma helpottaa, kun palveluun kertyy lisää tietoa.

– On huima juttu, että tulevat hallitukset saavat kaiken tiedon vain järjestelmään kirjautumalla, ei tarvitse kuljettaa mappeja ja pöytäkirjoja. On helppo aloittaa hallitustyö. En enää vaihtaisi takaisin paperiaikaan, hän toteaa.

Ei vielä valmis

Markku Anttosen mielestä nykyinen palvelu on selkeästi perinteistä paperiin pohjautuvaa tiedonsiirtoa parempi, mutta valmis se ei ole.

– Tuntuu, että sähköiset järjestelmät ovat yhä kehitysvaiheessa. Esimerkiksi käyttöliittymä on ankeanpuoleinen ja ulkoasun olisi hyvä olla muokattavissa taloyhtiön tarpeitten perusteella. Kirjautuminen erityisesti mobiililaitteella on hankalaa. Toiveena on, että osakkaille käyttö tulee selkeämmäksi ja helpommaksi. Uskon toki, että järjestelmä kehittyy, sillä isännöintiyritys jaksaa panostaa ja päivittää järjestelmää.

”Asumistyytyväisyys kasvaa, kun tietoa voidaan jakaa helposti.”

Asunto-oy Käpykalliota isännöi Helsingin Seudun Isännöitsijät Oy. Toimitusjohtaja Esko Pietikäinen kertoo, että yhtiö on tarjonnut taloyhtiöille digitaalisia kiinteistöjärjestelmiä vuosituhannen alusta.

– Kun tietoa voidaan jakaa helposti, hallituksen jäsenille tulee vähemmän puheluita ja sähköposteja. Kokouksetkin lyhenevät, kun jäsenet voivat valmistautua helpommin. Asumistyytyväisyys kasvaa ja isännöinnillä on mahdollisuus keskittyä ydintyöhönsä, hän kertoo kokemuksia.

Käpykalliolla on kiinteistöjärjestelmän lisäksi omat Facebook-sivut.

– Se on rennompi tapa reagoida pieniin asioihin, puheenjohtaja Anttonen lisää.