Huono kokous tympii? Näin teet taloyhtiön hallituksen kokouksista sujuvia

Hyvä kokous alkaa niin, että kaikki osallistujat ovat perehtyneet kokousmateriaaleihin etukäteen. Valitettavan usein materiaalit kaivetaan esiin vasta kokouksen jo alettua.

Valmistautumattomuus, osallistujien vaientaminen, tiedon pimitys ja omillaan pärjääminen ovat huonon kokoustajan helmasyntejä. Näillä neuvoilla teette hallituksen kokouksista sujuvia.

Hyvä hallituksen kokous ei synny niin, että osallistujat vain pölähtävät paikalle.

– Kun asiat on hyvin valmisteltu ja osallistujat ovat voineet tutustua etukäteen kokousmateriaaleihin, on otettu ensimmäiset askeleet siihen, että kokous voi olla sujuva ja onnistunut, sanoo isännöitsijä, toimitusjohtaja Kati Rajala Tampereen Isännöintipalvelusta.

Kokoukseen tullaan tavoitehakuisella asenteella.

Hänen mukaansa tärkeää on myös se, että osallistujat tulevat kokoukseen paitsi perehtyneinä, myös tavoitehakuisella asenteella: halutaan olla päätöksentekokykyisiä ja tiedetään, mikä on tavoite ja päämäärä.

– Kun ollaan aidosti kiinnostuneita viemään asioita eteenpäin ja pitämään omaisuudesta huolta, niin onhan sillä vaikutusta siihen, miten kokous sujuu ja millaisia lopputuloksia tulee. Asenne ja hallituksen kyky toimia korostuvat varsinkin vaikeissa asioissa, Rajala sanoo.

Puheenjohtaja on paljon vartijana

Sujuvalla kokouksella on taitava puheenjohtaja. Rajala sanoo, että hyvä puheenjohtaja ei ole se, joka runnoo päätöksiä itse haluamaansa suuntaan vaan paremminkin se, joka antaa muille tilaa ja kerää kaikkien mielipiteet.

Hyvä puheenjohtaja antaa tilaa.

Toisaalta, kun asia on käsitelty ja päätetty, puheenjohtaja huolehtii siitä, että keskustelu ei palaa ja käynnisty uudestaan.

Rajalan mukaan on hyvä käytäntö, että isännöitsijä ja puheenjohtaja käyvät lyhyesti asiat läpi ennen kokousta. Siinä kokonaisuus kirkastuu.

– Minusta hyvä tapa on myös se, että kun ollaan tulossa asian päätöskohtaan, puheenjohtaja kertaa, mitä me olemme hallituksena päättäneet ja mitä pöytäkirjaan kirjataan. Silloin on kaikille selvä, mitä tehtiin ja mihin suuntaan ollaan menossa.

Tieto on valtaa

Päätöksenteon läpinäkyvyyttä ei voi Rajalan mukaan liikaa korostaa. Sekin kiertyy takaisin kokousta edeltävään valmisteluun.

– Kaikilla pitää olla samat lähtötiedot. Prosessi on selvä ja avoin, kun kaikilla on pääsy tarvittaviin tietoihin, Rajala sanoo.

Kaikkien pitää päästä tarvittaviin tietoihin.

Jos tässä kohdassa oikaisee, syntyy helposti puheita päätöksistä, jotka on jo ennakkoon masinoitu jossain muualla kuin hallituksen kokouksessa.

– Lyhyt kokous ei välttämättä ole aina paras kokous. Se voi olla merkki siitä, että asiat on jo päätetty jossakin ja enää on kovin vähän päätettävää.

Hänen mukaansa hallituksen kokoukset ovat tärkeitä myös yhteishengen vaalimisen kannalta. Siksi vapaamuotoisemmalle jutustelulle on hyvä varata oma hetkensä.

Mutta jos kokous venyy moneen tuntiin, päätöksenteko tuskin on sujuvaa. Silloin on Rajalan mukaan yleensä kyse siitä, että yhteen kokoukseen on mahdutettu liikaa asiaa, tai sitten siitä, että kokouksen etukäteisvalmistelussa tai johtamisessa ei ole hurraamista.

Kutsu asiantuntija mukaan kokoukseen

Suomalaisten helmasynti on Rajalan mukaan omillaan pärjääminen yli sen, mikä voisi olla järkevää. Siksi hän kehottaa miettimään asiantuntijoiden kutsumista hallituksen kokouksiin.

Asiantuntija kannattaa ottaa avuksi monimutkaisissa kysymyksissä.

– En tarkoita, että konsultteja tarvitsisi alvariinsa juoksuttaa kokouksissa, mutta silloin kun on tarve, esimerkiksi isommissa korjaushankkeissa tai monimutkaisissa juridisissa kysymyksissä, hallitus voisi käyttää asiantuntijoita nykyistä enemmän, hän sanoo.

Rajala mainitsee esimerkiksi lisärakentamisen, jonka ensimmäiseen hankekokoukseen voisi olla hedelmällistä ottaa mukaan sellainen taho, joka on äskettäin vienyt vastaavan prosessin läpi. Kokemuksista ja parhaista käytänteistä voi olla yllättävä hyöty.

Pöytäkirja tarkastetaan vaikka saman tien

Kun puheenjohtajan nuija on kopahtanut pöytään kokouksen päättämisen merkiksi, Rajalan yrityksen talon tapa on tehdä pöytäkirja ja suorittaa sen tarkastus saman tien. Silloin asiat ovat vielä tuoreessa muistissa.

– Kokouksen jälkeen sovitaan myös tulevien toimenpiteiden, esimerkiksi hankintojen aikataulua, ja jutellaan siitä, miten päätös toimeenpannaan ja mitä seuraavaksi tapahtuu, Rajala kertoo.