10 kysymystä kiinteistönhuollosta

kiinteistönhuolto

Hakunilan Huollossa neljä vuotta työskennellyt kiinteistönhoitaja Miikka Murto käy tekemässä huoneistoissa lähes kaikkea ruuvien kiristyksistä vesikalusteiden korjaukseen. Normaalisti työtilaukset kilahtavat puhelimeen, mutta välillä asukkaat nykäisevät myös suoraan hihasta.

Kiinteistönhuolto on muuttunut yksittäisen talonmiehen puhteista ammattimaiseksi tiimityöksi. Taloyhtiölle toimiva kiinteistönhuolto on valtti.

 

1. Mihin kiinteistönhuoltoa tarvitaan ja mitä sen tehtäviin kuuluu?

Kiinteistönhuollon perustehtävä on pitää kiinteistö kaikilta osin käyttökunnossa niin, että asukkaiden arki sujuu vaivattomasti. Parhaimmillaan oikein mitoitetun ennakkohuollon
avulla kiinteistö toimii niin hyvin, että huoltoon ei tarvitse olla juuri koskaan yhteydessä.

Joskus kuitenkin eteen tulee yllättäviä vikoja, hälytystöitä ja muita ongelmia, jotka vaativat erityistä ammattitaitoa ja nopeaa reagointia. Näissä tilanteissa kiinteistönhuollon tuki on tärkeää, ja ympärivuorokautinen päivystys antaa mielenrauhan asukkaille. Kiinteistönhuollon sähköiset järjestelmät ovat tärkeitä arkistoinnin kannalta.

Mikko Peltokorpi, toimitusjohtaja, Matinkylän Huolto Oy

 

Kiinteistönhuolto hoitaa normaalisti lämmitysjärjestelmän valvonnan ja tarvittavat säädöt, veden, lämpö- ja sähköenergian kulutusmittareiden luennan, erilaisten taloteknisten laitteiden käyttötoimet, ulkoalueiden puhtaanapidon, nurmikon leikkaukset, lumityöt ja liukkaudentorjunnan sekä asukkailta tulevien palvelupyyntöjen mukaiset tehtävät.

Lisäksi huoltohenkilöstö tarkkailee kiinteistön teknistä tilannetta ja ilmoittaa tarvittavista toimenpiteistä taloyhtiölle tai tilaa erikoisliikkeen hoitamaan pikaisia korjauksia. Oleellinen kiinteistön turvallisuuteen liittyvä tehtävä on talvisin kattolumitilanteen seuranta. Jos sopimukseen kuuluu siivous, se hoidetaan sopimuksen mukaan asuintalon porraskäytävissä ja saunoissa yleensä kaksi tai kolme kertaa viikossa ja muissa yleisissä tiloissa kerran viikossa tai harvemmin.

Antti Syrjälä, toimitusjohtaja, Hakunilan Huolto Oy

 

Tänä päivänä vain pienet, sähkölämmitteiset rivitaloyhtiöt ovat ilman huoltoyhtiötä. Näissä yhtiöissä hallituksen ja osakkaiden vastuu kiinteistön kunnossapidosta on suuri ja siksi on toivottavaa, että yhtiöissä on tietotaitoa rakentamisesta. Kun osakkaat joutuvat hoitamaan itse lumitöiden teon ja nurmikon leikkuun, pohditaan usein, hoituvatko työt tasapuolisesti vai kantaako suurimman taakan vain pari ahkerinta osakasta. Huoltoyhtiön käyttö tekee taloyhtiön työnjaosta oikeudenmukaisemman.

Mervi Heinonen, isännöitsijä, Realia Isännöinti Oy

Säännöllisesti pidettävät tapaamiset asiakkaan ja palveluntuottajan välillä ovat erittäin suositeltavia.

 

2. Millainen on tyypillinen kiinteistönhuoltosopimus?

Tyypillisesti kiinteistönhuoltopalvelut ovat kokonaisuus, johon kuuluvat ulkoalueet, sisätyöt ja talotekniikan sekä palvelupyyntöjen hoito. Siivouspalveluiden kysyntä koskee tavallisesti ylläpitosiivouksia.

Parhaiten toimiva kiinteistönhuoltopalvelu saadaan yhteistyössä asiakkaan kanssa. Huolto- ja siivousohjelmia on hyvä arvioida aika ajoin ja tehdä niihin tarvittavia muutoksia. Myös säännöllisesti pidettävät asiakkaan ja palveluntuottajan tapaamiset ovat erittäin suositeltavia. Ankara hinnalla kilpailuttaminen ei ole kiinteistön kannalta todellakaan parasta, sillä laadukas, pitkäjänteinen ja yhteistyöhön perustuva kiinteistönhuolto tuottaa varmasti hyvän asumisympäristön. Ennakoinnin avulla syntyy myös taloudellisia säästöjä.

Antti Syrjälä, toimitusjohtaja, Hakunilan Huolto Oy

 

Huoltosopimuksissa on tyypillisesti varsin laaja sopimuskuva. Joskus taloyhtiössä kuitenkin halutaan omatoimisuutta, jolloin osakkaat pyrkivät tekemään jotain itse ja me teemme suppeammalla sopimuksella loput. Yhdessä taloyhtiössä on esimerkiksi omatoimihuolto muuten, mutta me hoidamme laitteet ja kiinteistötekniikan katosta lattian alle. Toisessa taloyhtiössä on muuten talonmies, mutta Reilax hoitaa ilta- ja viikonloppupäivystyksen. Osalle taloyhtiöistä myymme kiinteistönhuollon lisäksi siivouksen.

Pasi Varjalehto, toimitusjohtaja, Reilax Oy

 

Asukas voi tehdä vikailmoituksia ja muita havaintoja. Nämä otetaan vastaan ja sitten katsotaan, miten ongelma ratkaistaan ja kenellä on maksuvelvollisuus.

 

3. Mikä on aluehuoltoyhtiö?

Historiallisesti aluehuoltoyhtiöt liittyvät tiettävästi  Mauno Koivistonkin ideoimaan ratkaisuun, jolla tuotettiin maaltamuuttajille nopeasti kohtuuhintaisia asuntoja. Silloiset kauppalat tai kaupungit sopivat rakennusliikkeiden kanssa lähiöiden rakentamisista kokonaisvaltaisilla aluerakennussopimuksilla. Sopimusten pohjalta aluerakentaja vastasi koko kaupunginosan rakentamisesta kunnallistekniikan, katujen, puistojen ja muun infran osalta. Samassa yhteydessä aluerakentaja perusti paikallisen aluehuoltoyhtiön tuottamaan omakustannushinnalla alueen asunto- ja kiinteistöyhtiöiden tarvitsemat asukas- ja kiinteistönpitopalvelut. Kaikki rakennetut yhtiöt liitettiin aluehuoltoyhtiön osakkaiksi.

Mikko Peltokorpi, toimitusjohtaja, Matinkylän Huolto Oy

 

Meidän yrityksessämme hoidetaan vain osakasyhtiöidemme asioita, eli järjestämme Uudenkaupungin Sorvakon alueella sijaitseville osakasyhtiöillemme kiinteistönhuollon, siivouksen, jätehuollon ja isännöinnin. Osakkaat maksavat maksun tästä kaikesta. Aluehuoltoyhtiönä olemme siis enemmän kuin pelkkä huoltoyhtiö. Toimimme tietyllä pienellä alueella, jolloin palvelu on henkilökohtaista ja olemme tavoitettavissa pikaisesti.

Kimmo Alitalo, isännöitsijä, Isännöinti Warma

 

4. Keitä kiinteistönhuollossa on töissä? Minkälainen tiimi tuli yhden talonmiehen tilalle?

Kiinteistönhuollon tehokas toiminta on yhteistyötä. Meillä asiakaspalvelutiimi huolehtii esimerkiksi avainhallinnasta, asukaspalveluista ja tiedottamisesta. Tiimi välittää asukkaiden tekemät palvelupyynnöt huoltohenkilöille. Kiinteistölle on nimetty huoltohenkilö, jolla on aina varahenkilö. Yleensä ulkoaluetöitä eli esimerkiksi lumitöitä tekevät siihen nimetyt työntekijät.

Normaalin työajan ulkopuolella kiinteistöpäivystäjä hoitaa kiireelliset asiat. Huoltopäällikkö tekee käytännön työn johtotehtäviä ja työn laadun jatkuvaa seurantaa. Jokaisella kohteella on nimetty siivooja sekä hänen sijaisensa. Suursiivoukset hoitaa aina kohteen koon mukaan täydennettävä iskuryhmä, joka on koulutettu koneelliseen siivoukseen. Toiminnan tukena ovat yhteistyökumppanit, ja eri korjaus- ja erikoishuoltoja varten neuvotellaan useampi varma toimija.

Antti Syrjälä, toimitusjohtaja, Hakunilan Huolto Oy

 

Yrityksessämme huoltohenkilöt hoitavat laidasta laitaan työtehtäviä, sekä sisällä että ulkona. Meillä on kolmekymmentä työntekijää, ja kesäkaudelle palkkaamme viisitoista henkeä lisää. Taloyhtiöllä on aina vastuussa oleva nimetty huoltohenkilö. Tämä herättää myös asukkaiden luottamuksen, mikä helpottaa huoltohenkilön arkea. Kun kiinteistöä hoitaa tuttu tyyppi, asukkaat uskaltavat esimerkiksi päästää hänet käymään asunnossa yleisavaimella.

Tiimillä työt saadaan hoidettua paremmin kuin yksin. Samalla on työkavereita, joiden kanssa voidaan jakaa osaamista ammattiporukalla. Kiinteistönhuollossakin pitää olla työajat ja lomat.

Pasi Varjalehto, toimitusjohtaja, Reilax Oy

 

5. Miten yhteydenpito isännöinnin ja huollon välillä toimii?

Isännöitsijä tekee huoltoyhtiöön työtilauksia pääosin sähköpostilla tai puhelimitse. Huoltohenkilö taas soittaa isännöitsijälle, kun hän huomaa taloyhtiössä käydessään jonkun ongelman. Isompiin asioihin huolto tarvitsee isännöitsijän hyväksynnän tai jopa hallituksen näkökannan ennen kuin asia laitetaan kuntoon.

Mervi Heinonen, isännöitsijä, Realia Isännöinti Oy

 

Kaikki ovat tietysti kiireisiä, mutta yhteydenpito toimii sekä viestein, puhelimitse että sähköpostitse. Välillä tavataan myös kasvokkain. Kun huollon, isännöinnin ja taloyhtiön asukkaiden välinen kolminaisuus toimii, arjessa menee hyvin.

Pasi Varjalehto, toimitusjohtaja, Reilax Oy

 

6. Miten työt tilataan? Kuka saa tilata ja mitä?

Valtaosa töistä tehdään kiinteistönhoitosopimuksen laajuuden ja tilaajan määrittelemän sisällön mukaan. Muut työtilaukset tulevat useimmiten isännöinniltä. Osakas tai asukas voi tehdä esimerkiksi vikailmoituksia ja muita havaintoja. Nämä otetaan vastaan ja sitten katsotaan, miten ongelma ratkaistaan ja kenellä on maksuvelvollisuus.

Mikko Peltokorpi, toimitusjohtaja, Matinkylän Huolto Oy

Useimmissa taloyhtiöissä asukkaat saavat itse tehdä normaalit vuotoilmoitukset ja lampunvaihtopyynnöt. Asiakkaan ei tarvitse itse tietää, mitä työtilauksia hän voi tehdä, vaan huoltoyhtiö suodattaa asiat. Kun tilaustyö ei sisälly huoltosopimukseen, huolto on isännöintiin yhteydessä ja pyytää luvan työtehtävän tekemiseen.

Mervi Heinonen, isännöitsijä, Realia Isännöinti Oy

 

7. Miten työt kuitataan tehdyksi?

Työt vastaanotetaan ympäri vuorokauden palvelukeskuksessa, ja sieltä ne siirtyvät sähköiseen järjestelmään. Järjestelmän kautta esimerkiksi hallituksen jäsenet voivat seurata töiden
kulkua. Vian ilmoittaneelle asukkaalle pystytään lähettämään viesti työn eri vaiheista.

Mikko Peltokorpi, toimitusjohtaja, Matinkylän Huolto Oy

Olemme niin pieni organisaatio, että emme käytä varsinaista sähköistä järjestelmää. Kymmentä taloyhtiötä kohden on kaksi huoltohenkilöä. Työ perustuu luottamukseen, eli pienet tehtävät kuitataan suusanallisesti tehdyiksi.

Mikko Alitalo, isännöitsijä, Isännöinti Warma

 

8. Millaiset huoltomarkkinat ovat tällä hetkellä Suomessa?

Kiinteistönhuoltoliikkeiden kirjo on varsin laaja. Palveluntarjoajia on maanlaajuisista toimijoista muutaman työntekijän paikallisyrityksiin. Kaikenkokoisilla toimijoilla on varmasti oma paikkansa, sillä kilpailutilanne on alalla varsin tiukka ja asiakkaan tahto on ratkaisevassa asemassa.

Kiinteistönhuoltoalalla on jonkin verran yritysostoja, mutta toisaalta myös uusia toimijoita syntyy. Pidempään alalla toimineet tietävät myös sen, että rakennusalan taantumatilanteissa huolto- ja siivousyrittäjiksi harkitsevia on enemmän kuin esimerkiksi nyt. Olipa yritys sitten valtakunnallinen tai yhden korttelin talot hoitava, niin aina ratkaisevaa on yrityksen henkilöstön ote ja asenne.

Antti Syrjälä, toimitusjohtaja, Hakunilan Huolto Oy

 

Kiinteistönhuollon työt eivät ole ainakaan vähenemään päin. Talkoot alkavat olla taloyhtiöissä katoava kansanperinne, vapaa-aika halutaan pitää vapaana. Kun suurin osa kansallisomaisuudestamme on kuitenkin taloyhtiöissä, niin kyllähän siitä kannattaa pitää huolta. Tein itse ja säästin -asenne ei välttämättä kannata näissä asioissa.

Pasi Varjalehti, toimitusjohtaja, Reilax Oy

 

9. Miten huoltoa hankitaan ja kilpailutetaan?

Yleensä huollon kilpailuttaa isännöinti, mutta prosessi aloitetaan pohtimalla hallituksen kanssa, mitä palveluita taloyhtiöön tarvitaan. Huoltosopimuksen sisällön ei kannata olla liian laaja, vaan harvoin tehtävistä töistä kannattaa maksaa erillisveloituksena, jolloin sopimushinta ei nouse turhan korkeaksi. Joissakin taloyhtiöissä huolto vaihtaa ilmanvaihtolaitteiden suodattimet keväisin ja syksyisin, vanhemmissa taloissa ei ole huoneistokohtaisia ilmanvaihtolaitteita ollenkaan. Joissain taloyhtiöissä syksyn lehdet korjaa huoltoyhtiö, joissain tämä tehdään talkoilla. Eli tarpeet voivat vaihdella aika tavalla.

Kilpailutukseen kannattaa valita lähistöllä toimivia yrityksiä. Lumityöt hoituvat varmimmin siltä huoltoyhtiöltä, jolla on lähistöllä muitakin taloyhtiöitä hoidettavanaan. Hintojen kilpailutuksen jälkeen hallituksen on hyvä vielä haastatella yhtiö tai pari ennen lopullista valintaa.

Mervi Heinonen, isännöitsijä, Realia Isännöinti Oy

 

Talkoot alkavat olla taloyhtiöissä katoava kansanperinne, vapaa-aika halutaan pitää vapaana.

 

10. Tärkeimmät kiinteistönhuoltoa koskevat terveisesi taloyhtiöiden hallituksille?

Turhan usein tilanne on, että jokaisella asukkaalla on oma käsityksensä siitä, mitä ja miten kiinteistöhuollon tulisi työnsä tehdä. Odotukset eivät ole suhteessa sen kanssa, mitä palvelusta maksetaan tai minkä tasoisena ne on tilattu.

Sopimusten on hyvä olla selkeitä ja niiden sisältö olisi jollain tavoin saatava asukkaiden tietoisuuteen. Parhaimmillaan taloyhtiön hallinto ja huoltoyhtiö etsivät yhdessä toimivat arjen ratkaisut asioihin.

Mikko Peltokorpi, toimitusjohtaja, Matinkylän Huolto Oy

 

Osakkaille, asukkaille ja hallitukselle ei ole aina ihan selvää, mitä kiinteistönhuoltoon kuuluu. Pitää huolehtia, että sopimuksen sisällöstä tiedotetaan taloyhtiössä. Usein asiassa kuin asiassa soitetaan isännöitsijälle, vaikka monet asiat voisi ja kannattaisi hoitaa suoraan huollon kanssa. Mielenkiintoista on, että huoltoon ei niinkään soiteta isännöinnin asioista.

Meidän asiakkaidemme yhteydenotot tulevat onneksi pääasiassa oikeaan osoitteeseen.

Kimmo Alitalo, isännöitsijä, Isännöinti Warma