Miten sähköistä allekirjoitusta käytetään?

Sähköinen allekirjoitus on taloyhtiön hallitukselle kätevä työkalu. Dokumentit voi laillisesti ja turvallisesti allekirjoittaa vaikkapa kesämökillä tai illalla kotisohvalla, riippumatta isännöintiyrityksen aukioloajoista.

Mihin sähköinen allekirjoitus on kätevä, mitä se edellyttää ja missä pätee?

Sähköistä allekirjoitusta käytetään allekirjoittajan henkilöllisyyden todentamiseen. Perinteisen, paperille tehtävän allekirjoituksen vaihtoehtona on sähköinen allekirjoitus, joka tehdään vahvan tunnistautumisen kautta. Tämä tarkoittaa esimerkiksi pankkitunnuksilla tunnistautumista.

Sähköiset allekirjoitukset ovat lain mukaan yhtä päteviä kuin perinteiset paperiseen sopimusasiakirjaan käsin tehdyt allekirjoitukset, kunhan allekirjoitus tehdään siihen tarkoitetun laatuvarmenteen, kuten edellä mainitun kansalaisvarmenteen, avulla.

Taloyhtiössä voidaan käyttää sähköistä allekirjoitusta muun muassa sähköisessä muodossa olevien taloyhtiön pöytäkirjojen ja tilinpäätösten tai erilaisten sopimusten, esimerkiksi urakkasopimuksen, allekirjoittamisessa. Vielä sähköinen allekirjoitus ei ole taloyhtiöasioissa tavanomaista, mutta tulevaisuudessa siitä tulee ehkä arkipäivää. Sähköisen allekirjoituksen etuna on paperittomuuden lisäksi se, ettei asiakirjojen allekirjoittaminen ole aikaan ja paikkaan, esimerkiksi isännöintiyrityksen aukioloaikaan, sidottu.

Jaana Sallmén, lakiasiantuntija, VT, Isännöintiliitto