GDPR: Taloyhtiö kerää asukkaista tietoa – sallittua vai ei?

Tietosuoja & taloyhtiön arki -juttusarjassa pureudumme konkreettisiin tilanteisiin, joihin EU:n tietosuoja-asetus vaikuttaa taloyhtiöissä. Osa 1: Asukasluettelo. Mitä tietoja siihen saa kerätä?

Taloyhtiöllä on oikeus kerätä asukkaistaan tietoja asukasluetteloa varten. Juridisesti kyse on taloyhtiön oikeutetusta edusta: rekisterin pitäjän ja rekisteröidyn välillä on merkityksellinen suhde.

Taloyhtiö ei voi kuitenkaan vapaasti päättää, mitä kaikkia tietoja asukasluetteloon voidaan kerätä. Kerättyjen tietojen pitää liittyä olennaisesti asukassuhteen hoitamiseen.

 

Asukassuhteen hoitaminen edellyttää, että asukasluetteloon on merkitty esimerkiksi

  • asukkaan nimi
  • huoneistonumero
  • asukkaan syntymäaika
  • tiedot asukkaan käytössä olevista asumisen palveluista, kuten autopaikasta tai saunavuorosta
  • asiointikieli.

Asukkailta ei kuitenkaan saa kysyä tarpeettomia tietoja. Sellaisia ovat asiat, jotka eivät ole asukassuhteen kannalta olennaisia. Esimerkiksi käy vaikkapa asukkaan koulutus tai ammatti.

Tietosuoja-asetus tulee voimaan 25.5.2018.

Lähde: Isännöintiliiton ja Kiinteistöliiton yhdessä laatimat tulkinnat tietosuojasta taloyhtiöissä https://www.isannointiliitto.fi/isannointiliitto-vaikuttaa/toimintaymparistoon-vaikuttaminen/lainsaadannot-ja-normit/tietosuoja-asetus-gdpr/

Lue lisää:

Uusi tietosuoja-asetus vaatii toimenpiteitä

Rappujen nimitauluja ei tarvitse poistaa