Saako mappeja säilyttää kerhohuoneessa?

Taloyhtiön kerhohuoneessa säilytetään mappeja, pöytäkirjoja ja muuta paperimuotoista aineistoa. Onko se sallittua? Tietosuoja & taloyhtiön arki -juttusarjassa pureudumme konkreettisiin tilanteisiin, joihin EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) vaikuttaa taloyhtiöissä.

Kyllä, kyse on tietosuoja-asiasta. Uutta tietosuoja-asetusta noudatettaessa paperimuotoista aineistoa käsitellään täysin vastaavasti kuin sähköistä aineistoa. Asetuksessa määritellään tiedoille esimerkiksi säilytysajat, jotka koskevat myös paperimuotoista aineistoa.

Taloyhtiöllä tulee olla tietosuojaseloste, jossa kerrotaan, miten materiaalien säilytys on toteutettu tietoturvamielessä riittävästi. Tietojen käsittelyn täytyy tapahtua selosteen mukaan myös käytännössä.

Isännöintiliiton ja Kiinteistöliiton näkemyksen mukaan taloyhtiön hallintomapit ovat niiden sisältämistä tiedoista riippuen osa taloyhtiön perushenkilörekistereitä, kuten osake- ja asukasluetteloa. Ne eivät siis muodosta itsenäistä henkilörekisteriä.

Jos taloyhtiön osakas haluaa yhtiön hallintoaineistoa nähtäväkseen, asunto-osakeyhtiölaki määrää, mitä aineistoja tai niiden jäljennöksiä osakkaalla on oikeus saada.

Tietosuoja-asetus tuli voimaan 25.5.2018.

Lähde: Isännöintiliiton ja Kiinteistöliiton yhdessä laatimat tulkinnat tietosuojasta taloyhtiöissä https://www.isannointiliitto.fi/isannointiliitto-vaikuttaa/toimintaymparistoon-vaikuttaminen/lainsaadannot-ja-normit/tietosuoja-asetus-gdpr/