Taloyhtiön hyvä hallintotapa, osa 10: Sähköinen viestintä

Tässä juttusarjassa säästämme taloyhtiön hallituksen aikaa poimimalla Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suosituksen olennaisimmat sisällöt, jotka hallituksen on hyvä tietää.

Osa 10: Sähköisen viestinnän hyödyntäminen

Sähköiset viestintävälineet käyttöön taloyhtiössä

Jos taloyhtiössä ei viestitä lainkaan sähköisesti, osakkaat ja asukkaat ovat pelkkien paperitiedotteiden varassa. Niiden tallessa pitäminen voi olla hankalaa. Lisäksi jokaisen asian tiedottaminen paperilla vaatii paljon aanelosia, mustetta ja työtä, kun tiedotteet jaetaan porraskäytäviin tai postiluukkuihin.

Sähköisten välineiden avulla isännöintiyritys voi tarjota entistä parempia viestintäpalveluita ilman merkittäviä lisäkuluja. Lisäksi yllättävissä poikkeustilanteissa sähköposti tai tekstiviesti tavoittavat osakkaat ja asukkaat nopeasti riippumatta heidän olinpaikastaan.

Ihmiset ovat tottuneet viestimään sähköisesti jo monilla elämänalueilla. Ei ole mitään syytä siihen, miksei taloyhtiöissä toimittaisi samoin.

Hyvä käytäntö onkin, että isännöintiyritys kerää kaikkien osakkaiden ja asukkaiden sähköpostiosoitteet. Sähköisiä yhteystietoja käytetään vain hallituksen, osakkaiden, asukkaiden ja isännöitsijän välisessä osakas- ja asukastiedotuksessa, eikä niitä pidä luovuttaa ulkopuolisille. Ryhmäviestit lähetetään niin, etteivät vastaanottajat näe toistensa sähköpostiosoitteita.

Fakta

Hyvä hallintotapasuositus 2016 on Kiinteistöliiton, Isännöintiliiton, Kiinteistöalan hallitusammattilaisten (AKHA) ja oikeusministeriön julkaisema suositus kaikkien taloyhtiöiden ja niissä toimivien käyttöön. Se helpottaa asunto-osakeyhtiölain soveltamista käytännössä sekä täydentää lain vähimmäisvaatimuksia. Suositus on julkaistu 31.8.2016.

Lue juttusarjan kaikki osat täällä.