Yhtiökokous on osakkaan tärkein vaikuttamiskanava taloyhtiössä. Osakkaalla on oikeus saada yhtiökokoukseen päätettäväksi asia, jos se kuuluu yhtiökokouksen toimivaltaan. Esimerkiksi isännöitsijän valinta ja varoituksen antaminen osakkaalle kuuluvat hallitukselle, mutta monia muita asioita osakkaat, ja joissain tapauksissa myös asukkaat, voivat ehdottaa.
Hyvässä taloyhtiössä osakkaita kuullaan ja heille viestitään asiasta ajoissa. Näin osakkeenomistajilla on tilaisuus vaikuttaa yhtiökokouksen sisältöön ja päätöksenteko sujuu.
Milloin päätösehdotus täytyy toimittaa?
Yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa taloyhtiön tilikauden päättymisestä. Jos tilikausi on kalenterivuosi, yhtiökokous on siis järjestettävä kesäkuun loppuun mennessä.
Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus kehottaa järjestämään yhtiökokouksen niin, että osakkaat voivat osallistua siihen vaivattomasti ja voivat käyttää tehokkaasti oikeuksiaan. Päätösehdotusten tekeminen on yksi näistä oikeuksista. Suositusta noudattavassa taloyhtiössä hallitus viestii aikatauluistaan avoimesti. Hyvä keino muistuttaa osakkaita ja asukkaita on toimittaa kaikille tiedote, jossa kerrotaan mihin päivämäärään mennessä päätösehdotukset on toimitettava hallitukselle.
Hyvä keino on tiedote, jossa kerrotaan mihin päivämäärään mennessä päätösehdotukset on toimitettava hallitukselle.
Yhtiökokouksessa voidaan tehdä päätöksiä vain kokouksen esityslistalla olevista asioista. Päätösehdotukset täytyy siis toimittaa niin, että ne ehtivät kutsun mukana olevalle esityslistalle. Hallitus valmistelee yhtiökokouksen esityslistan ja päätösehdotukset omassa kokouksessaan usein viikkoja, viimeistään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta.
Miten asian saa kokouslistalle?
Pihalla kuulumisten vaihdon lomassa esitetty toive unohtuu helposti eikä se muutenkaan ole virallinen päätösehdotus. Siksi toiveet täytyy toimittaa kirjallisesti joko isännöitsijälle, hallituksen puheenjohtajalle tai jollekin hallituksen jäsenelle. Mitä aiemmin toiveensa tuo esille, sitä parempi.
Päätösehdotuksia voi tehdä hyvin eri kokoluokan asioita. Ehdotettavia asioita voivat olla vaikkapa muovinkeräyksen aloittaminen taloyhtiössä tai se, että taloyhtiö selvittää mahdollisuudet sähköautojen latauspisteiden rakentamiseen. Tärkeintä on, että esitys on riittävän yksilöity ja selkeä, jotta sen pohjalta on helppo tehdä päätöksiä puolesta tai vastaan. Esimerkiksi lintujenruokinta-asiassa se voisi olla tällainen:
“Päätetään, että lintujen ruokinta sallitaan As Oy Kotitalossa erikseen osoitetulla paikalla talvisin. Osakas XX:n esitys ruokintapaikasta on tämän yhtiökokouskutsun liitteenä.”
Entä jos asiaa ei voi ottaa listalle?
Vaikka asiasta ei yhtiökokouksessa voitaisikaan päättää, voidaan siitä kuitenkin keskustella, ja hallitus voi jatkaa sen käsittelemistä myöhemmin. Tarvittaessa asia voidaan valmistella seuraavan kokouksen esityslistalle tai järjestää ylimääräinen yhtiökokous.
Ajoissa toimitettu ja taustoittava kokouskutsumateriaali auttaa osakkaita valmistautumaan yhtiökokoukseen.
Osakkaista voi joskus vaikuttaa siltä kuin yhtiökokouksia suunniteltaisiin salassa, asukkaiden mielipiteitä kysymättä. Hyvin hoidetussa taloyhtiössä ongelmaa ei pitäisi olla. Jos hallitus toimittaa tiedotteita yhtiön ajankohtaisista asioista pitkin vuotta, asukkaiden näkemykset saadaan paremmin mukaan jo valmisteluvaiheessa.
Lue myös: Yhtiökokouksessa pitäisi katsoa menneen sijaan tulevaan ja antaa puheen pulputa
Mistä saa tietoa päätettävistä asioista?
Ajoissa toimitettu ja taustoittava kokouskutsumateriaali auttaa osakkaita valmistautumaan yhtiökokoukseen. Päätettävistä asioista on oltava hallituksen päätösehdotus kokouskutsussa. Ne ovat konkreettinen päätöksentekoapu osakkaille.
Taloyhtiön viiden vuoden kunnossapitotarveselvityksestä näkee tulevaisuuden suunnitelmat ja jo tehdyt korjaustyöt. Koska kaikki osakkaat eivät käy kokouksissa, he voivat tätä kautta saada tietää, mitä taloyhtiössä on meneillään.
Kun vireillä on jokin suurempi hanke, voidaan ennen yhtiökokousta pitää hanketta koskeva asukasilta. Kun asiat on käsitelty jo valmiiksi läpi, kokoonnutaan yhtiökokoukseen vain päätöksentekoon.
Lue myös: Vuoden tärkein kokous edessä − näin otat yhtiökokouksen haltuun
