Helpottakaa taloyhtiön elämää vuosisuunnitelmalla

Rutiinit eivät pääse tukkimaan hallitustyöskentelyä, kun asioille määritellään oma käsittelyaika vuosisuunnitelmaan. Yksinkertaisimmillaan vuosisuunnitelmasta käy ilmi, miten kokoukset sijoittuvat vuoden varrelle, jotta hallituksen jäsenet osaavat laittaa ne kalenteriinsa. Suunnitelman voi halutessaan jakaa myös osakkaille.

Piirros: Veera Elina Ala-Vähälä / BOTHIsännöintiyritykset ovat alkaneet esitellä taloyhtiöille ajatusta pitemmälle viedystä vuosisuunnitelmasta ja kauas tulevaisuuteen ulottuvasta strategiasta. Miten taloyhtiötä halutaan kehittää vai halutaanko vain säilyttää nykytila? Halutaanko helpottaa vanhenevien asukkaiden vai lapsiperheiden elämää? Millaisia palveluja tarvitaan kymmenen vuoden kuluttua, miten niiden saanti varmistetaan?

Parhaimmillaan suunnitelmasta näkee yhdellä silmäyksellä, mitä taloyhtiössä pitää muistaa vuoden aikana. Yksi tapa tehdä vuosisuunnitelma on piirtää ympyrä – vuosikello – ja sijoittaa siihen tekstiä. Tuossa kuussa on tämä kokous, tuolloin yhtiökokous, tuolloin kevättalkoot ja tuolla syystalkoot.

Vuosikello voisi houkutella hallitukseen uusia jäseniä

Vuosisuunnitelma voisi olla myös keino houkutella hallitukseen uusia jäseniä. Jos vanha hallitus olisi miettinyt yhdesssä isännöinnin kanssa vuosikellon valmiiksi, se voitaisiin esitellä yhtiökokouksessa, ja hallitukseen olisi helpompi lähteä mukaan.

Uusi jäsen näkisi siitä, mitä yhtiössä tuleman pitää.

Teemoitelkaa kokoukset

Vaikka taloyhtiön hallituksella on kokouksissa joka tapauksessa pakollisia, käsittelyä vaativia rutiineja, hallituksen valvontavastuulle kuuluvia tehtäviä voi myös kerätä ja keskittää kokouksiin teemoittain. Näin asiat eivät pääse unohtumaan.

Suunnitelman voi halutessaan jakaa taloyhtiön osakkaille. Jos osakkailla on asioita, joita he toivoisivat hallituksen valmisteluun tai haluaisivat ottaa kantaa, suunnitelmasta näkee, milloin sen alan asioita hallituksessa käsitellään.

Strategia palvelee taloyhtiön etua

Vuosisuunnitelmaan voi myös merkitä, missä vaiheessa prosessit on hyvä laittaa alkuun tai missä vaiheessa täytyy muistaa tiedottaa asukkaille ja osakkaille taloyhtiön hankkeista.

Taloyhtiön hallitusten olisi hyvä pyrkiä keskittymään pikkuasioiden täyttämien lukuisten kokousten sijaan harvempiin kokouksiin, joissa tehtäisiin todellisia strategialinjauksia: missä mennään viiden tai kymmenen vuoden päästä. Strategisella suunnittelulla hallitus palvelee parhaiten taloyhtiön etua.

Esimerkiksi näin voit rytmittää taloyhtiön vuoden.