Sillä, että hallitus kokoontuu ja sillä, että hallitus tekee jotain, on suuri ero. Ei ole harvinaista, että taloyhtiönkin hallitus kokoontuu vain, koska niin kuuluu tehdä.
– Olemme kalentereiden orjia. Kalenterityöskentelystä kannattaa siirtyä reagoivaan hallitustyöhön ja pitää kokouksia vain tarpeellisissa asioissa, Åbo Akademin liiketalouden professori Alf Rehn sanoo.
– Jään pois kokouksista, jos en tiedä, miksi juuri tämä kokous on arvokas. Pelkäämme liikaa, että jos pelaamme omilla säännöillämme, jotain kauheaa tapahtuu. Jos esityslista on huono, jättäkää rohkeasti kokous väliin.
Montako päätöstä kokouksessa tehtiin?
Rehn ei pidä rutiinikokouksista. Niitä järjestävät yleensä hallitukset, jonka jäseniä ei kiinnosta toiminta.
– Hallituksen on hyvä miettiä, millainen hallitus se haluaa olla ja käydä tavoitteet läpi ainakin kerran vuodessa. Tämä pakottaa jäsenet arvioimaan, tekevätkö he mitään arvokasta.
Tehokuutta voi mitata päätösten määrällä. Voi laskea, kuinka monta oikeaa päätöstä kokouksessa tehtiin.
– Jokainen hallitus pohtii asioita ja tilailee kustannusarvioita, mutta todellinen päätöksenteko voi unohtua. Hallitus, joka ei tee päätöksiä vaan lykkää päätöksentekoa esimerkiksi yhtiökokoukselle, ei ole tehokas, Rehn sanoo.
Säästikö kokous aikaa tai rahaa?
Kokouksen lopussa kannattaa arvioida, tehtiinkö sen aikana jotain, mikä joko maksaa tai säästää rahaa. Usein sanotaan, että tehottomuus maksaa. Mutta myös tehokkuus maksaa.
– Hallitus ei saa paljon aikaan, jos se ei koskaan tee päätöksiä, jotka maksavat. Jos budjetti näyttää aina samalta, hallitus voi kysyä itseltään, tekeekö se oikeasti jotain vai toistaako se vain samoja kuvioita.
Päivittäminen ei ole päätöksentekoa, Rehn huomauttaa. Raha ei määrittele kaikkea, mutta hallituksen pitäisi pystyä sanomaan, miten organisaatio tai taloyhtiö on muuttunut tämän hallituksen aikana. Onko jotain pystytty tekemään paremmin ja tehokkaammin?
